1on1ミーティングの概要
1on1ミーティングが敬遠される理由を紹介する前に、1on1ミーティングの概要を解説します。
なぜ、今1on1ミーティングが注目されているのか、どのような効果が期待できるのかなども解説するので、1on1ミーティングについて詳しく知りたい方も参考にしてください。
メンバーとマネージャーが1対1でミーティングを行なうこと
1on1ミーティングは、メンバーとマネージャーが1対1で面談を行うことです。
かつては「課長面談」などとも呼ばれていましたが、現在は同僚間で同様のミーティングを行うこともあり、1対1を意味する1on1といわれるようになりました。
マネージャーとの1対1の面談は人事評価や査定のときなどにも行われます。
1on1ミーティングと人事評価などの面談との違いは、行う目的です。
人事評価や査定の目的が、日頃の働きぶりや仕事で出した結果の評価が目的なのに対し、1on1ミーティングはメンバーの自己育成やマネージャーとメンバーの相互理解を深めるために行われます。
人材育成とコミュニケーションの活性化に取り入れる企業が増えている
マネージャーはメンバーを管理して仕事を割り振るだけでなく、メンバーの自己成長をサポートするのも仕事です。
しかし、メンバーの目標や目指している社会人像が理解していなければどうやってサポートしていいのかもわかりません。
1on1ミーティングは、マネージャーとメンバーの相互理解を深めて人材育成を手助けする効果があります。
ここ数年は社会情勢の変化により、テレワークを取り入れる企業も増えました。
テレワークは通勤時間がなくなり自分のペースで仕事ができるといったメリットがある一方で、従業員同士のコミュニケーションが希薄になるデメリットもあります。
そのため、1on1ミーティングはメンバーとマネージャーだけでなく同僚間のコミュニケーションを活発化するために行われるケースも増えました。
メンバー同士も相互理解が深まれば、仕事の連携などもしやすくなります。
1on1ミーティングを導入するメリット
ここでは、1on1ミーティングを導入するメリットを解説します。
マネージャーと1対1でミーティングするなど、緊張するメンバーも多いでしょうが1対1で話し合うからこそ得られることも多いのです。
1on1ミーティングを導入するメリットは次の4つがあげられます。
1on1ミーティングを導入するメリット
- メンバーとマネージャーに信頼関係が生まれる
- メンバーがモチベーションを向上させるきっかけを作れる
- 人材マネジメントを効率的に行える
- 人材の流出を防げる
メンバーとマネージャーに信頼関係が生まれる
今、多くの企業で求められている人材は、自分で考えて成長していく従業員です。
しかし、入社した直後から自分で目標を設定して成長していくメンバーはめったにいません。
マネージャーは自己育成ができる従業員に育てる必要があります。
メンバーをサポートするにはメンバーの目標や課題を理解するのが大切です。
そのためには、メンバーがマネージャーを信頼して積極的に相談してくる環境を作るのが理想です。
1on1ミーティングは、そのような環境を作るのに適しています。
ミーティングを重ねることで「この人なら、自分を的確にサポートしてくれる」とメンバーが思ってくれれば大成功です。
1対1ならば、ほかの人には聞かれたくない話題もできるでしょう。
メンバーがモチベーションを向上させるきっかけを作れる
仕事へのモチベーションをアップするには、成果を上げて褒められることが第一です。
しかし、新人メンバーが一定の成果を上げるまでは時間がかかります。
ときにマネージャーから叱られながら、コツコツと仕事をしながら自分を成長させていくのは思いのほか大変です。
そのようなときに、マネージャーから適切なアドバイスをもらえたり悩みを相談できたりすれば、モチベーションを維持できます。
自分が現在行っている仕事や自己育成の方法を肯定してもらえるだけでも、心強いことでしょう。
マネージャーも、メンバーが頑張っている姿を見れば「自分も頑張らねば」と仕事へのモチベーションを高められます。
また、お互いにモチベーションを高められれば、部署一丸となって大きな仕事に取り組む際もスムーズにいくでしょう。
人材マネジメントを効率的に行える
人材マネジメントを行うために外部から講師を招いたり、従業員を講習に参加させたりすれば、それだけ費用と手間がかかります。
また、講習に参加したり講師から講義を受けたりしてもその後の仕事に活かせなければ、効果は期待できません。
1on1ミーティングは外部のスペシャリストが行った人材育成の補佐をするのにも適しています。
マネージャーが「この間行った講習で、習ったことをこのように活かしてはどうだ？」とアドバイスをすれば、メンバーも助かるでしょう。
また、マネージャーはメンバーをもっとも間近で見ている者の1人です。
自分の経験を踏まえてメンバーをサポートできるでしょう。
マネージャーもメンバーを育てる経験を積めば、管理職として成長できます。
1on1ミーティングを通してお互いを成長させられれば、人材マネジメントを効率的に行えます。
人材の流出を防げる
現在は、転職もリスクやハンディキャップではなくなりました。
若い年代の従業員ほど転職に抵抗がありません。
自分の能力を活かせる会社があるとわかれば積極的に転職を行うでしょう。
一昔前は、会社は終身雇用制度や手厚い福利厚生で従業員を自社につなぎとめてきました。
しかし、現在は単に在籍しているだけで毎年給与が上がったり、福利厚生が家族の分まで充実していたりする会社はわずかです。
1on1ミーティングがうまくいけば、メンバーはこの会社にいれば自分は成長できるし人間関係も恵まれていると実感できるでしょう。
人間関係の良好さは、スムーズに仕事をするためにも重要です。
メンバーとマネージャーの信頼関係がしっかりと築ければ、働きやすい環境も自然と整って人材流出のリスクも抑えられます。
1on1ミーティングを「やめてほしい」と言われる理由
前項のようにメリットが大きな1on1ミーティングですが、Googleなどの検索サイトで“1on1ミーティング”と検索すると“やりたくない”“やめてほしい”といった関連ワードが続きます。
1on1ミーティングを導入した企業の体験談でも、成功したケースがある一方、形骸化したり従業員からの反対が大きかったりしてやめてしまったケースも多いです。
ここでは、1on1ミーティングを「やめてほしい」と言われる理由の代表例を紹介します。
心理的安全性が低くて話しにくい
心理的安全性とは、組織の中で安心して本音を話せる状態の度合いのことです。
心理的安全性が高い組織はお互いを信頼しあっており、本音をぶつけ合えます。
反対に、心理的安全性が低い組織では、本音を話せず信頼関係も低い傾向です。
1on1ミーティングを成功させるには、マネージャーとメンバーの心理的安全性が高いことが重要です。
しかし、マネージャーとメンバーの心理的安全性が高い会社というのは、まだまだ少ないでしょう。
1on1ミーティングは、まず心理的安全性を高めなければなりませんが、その過程を飛ばしてマネージャーが「さあ、相談してください」といってもうまくいきません。
メンバーは当たり障りのない話しかせず、マネージャーは「メンバーが本音を話してくれない」と悩み、ミーティングが形骸化しがちです。
また、マネージャーがメンバーの心理的安全性の低さに気づかないと「このメンバーは自分の問題点も把握できないのか」と間違った判断を下すこともあるでしょう。
マネージャーがメンバーを叱責する場で終ってしまう
日本の企業では、マネージャーがメンバーに厳しく接して育てる傾向があります。
上昇志向が強く、叱責をばねに成長できるメンバーならその方法でもかまいません。
しかし、“ホメて伸びるタイプ”のメンバーには逆効果です。
また、1対1の空間ではサポートに入る従業員もいないので、マネージャーの叱責がエスカレートする可能性もあります。
1on1ミーティングを導入したが、マネージャーがメンバーを叱るだけで終わってしまうのでは、成果を得られないでしょう。
メンバーは萎縮し、何も言えないまま耐えるだけになってしまうケースもあるでしょう。
それを見てマネージャーが「覇気がない」とさらに叱責すれば、1on1ミーティングではなくパワーハラスメントになってしまいます。
信頼関係も築かれることなく、メンバーとマネージャーの溝が深まるだけです。
マネージャーの負担が大きすぎる
会社によっては、マネージャーが1人で10人を超えるメンバーを管理しているケースもあります。
メンバー1人ひとりに適した話題を振り、的を射たアドバイスをするのは思った以上に大変です。
仕事に関係があるミーティングなら、まだ成果につながりますが1on1ミーティングは仕事に直結するものではありません。
普段の仕事に加えて1on1ミーティングで人材育成の成果を出せと経営者に求められれば、マネージャーの負担は大変なものになるでしょう。
ミーティングの成果が人事評価や査定に響くとなれば、なおさらです。
また、すべてのマネージャーがコミュニケーション能力が高いとは限りません。
メンバーでなくマネージャーが1on1ミーティングを苦痛に感じ、経営陣に近い上司にやめてほしいと申し出るケースも多いのです。
話題作りが大変
1on1ミーティングは、1回30分～1時間、週1回～月1回のペースで行うのが一般的です。
30分ずっと対話をし続けられる話題を週1回見つけるのは難しいものです。
また、話題によってはセクハラやパワハラになってしまいます。
例えば、キャリアプランを聞こうとして「いつ結婚するの？」「子どもは何人作る予定？」などと聞けば、性別問わずセクハラになってしまいます。
「あなたの問題点を10個あげてください」といった話題は、パワハラの引き金にもなるでしょう。
話題作りに悩んだ結果、最終的に仕事の進捗確認がもっとも無難な話題となり、1on1ミーティングが形骸化することもあります。
また、単なる雑談になってしまう場合もあるでしょう。
失敗すると人材流出が進む
前述したように、1on1ミーティングは30分～1時間とはいえマネージャーとメンバーが1対1で何回も話をします。
信頼関係を築ければいいのですが、逆効果になる可能性もあります。
お互いに「この人だけとは働きたくない」と思ってしまった場合、転職しよう、となりかねません。
有能なメンバーやマネージャーほど転職に抵抗はありません。
また、1on1ミーティングでパワハラやセクハラが起こった場合逃げ場がない分、休職や退職を選ぶメンバー・マネージャーもいるでしょう。
1on1ミーティングを「やめてほしい」と言われなくする方法
1on1ミーティングは成功すれば職場の活性化や人材育成に大変効果的です。
しかし、単にメンバーとマネージャーが1対1で面談をするという形を導入してもうまくいきません。
ここでは、1on1ミーティングを「やめてほしい」と言われなくする方法の具体例を解説します。
目的意識を明確にする
何のために1on1ミーティングを導入するのか、経営者が目的を明確にしておきましょう。
人材育成のため、コミュニケーションを高めるためといった抽象的な目的より“マネージャーと話すことでメンバーが自分の抱えている問題点を整理するため”など、具体的な目標を提示するほうがおすすめです。
また、経営者が1on1ミーティングは人事評価や査定に関係ないことを明確にしておけば、心理的安全性も高まります。
メンバーはもちろんのこと、マネージャーもどのようにミーティングを進めていいか指標があったほうが実施しやすいです。
可能ならば、レジュメにして全従業員に配るのもいいでしょう。
このほか、導入する時期も大切です。
繁忙期に導入しても、マネージャーもメンバーも仕事が手いっぱいで手が回りません。
決算期が終わった後や比較的仕事が落ち着いた時期などにタイミングをずらして部署ごとに導入するなど、会社のスケジュールに合わせて行いましょう。
話題をあらかじめ選んでおく
1on1ミーティングが定着するまでは、経営者が話題選びをして全員がそのテーマに沿ってミーティングを行ってもいいでしょう。
そうすれば、マネージャー同士情報交換ができます。
抽象的な話題を出し、具体的な話題はマネージャーが決めてもいいでしょう。
管理しているメンバーが10名以上のマネージャーは、話題が決まっているだけでも負担が減ります。
メンバーも全員が同じ話題でミーティングをしているとわかれば、抵抗感も少なくなるでしょう。
心理的安全性を高める
心理的安全性を向上させなければ、1on1ミーティングは成功しません。
1on1ミーティングは雑談の場ではありませんが、マネージャーとメンバーが挨拶程度しか会話をしたことがないといった場合は、最初の数回は雑談をしてもいいでしょう。
またマネージャー、もしくはメンバーから不適切な対応をされた場合にすぐに相談できる窓口を設けておくと、お互いに安心できます。
このほか、マネージャーにコーチングの研修を受けてもらうなどして、話を聞く訓練をしてもらいましょう。
人の話を聞くことは、意外と難しいものです。
相手を頭ごなしに否定しないことや、話の途中に口を挟まないことだけでも理解してもらえればミーティングの成功率は高まります。
マネージャーにすべての責任を押しつけない
1on1ミーティングは、すべての会社に効果があるとは限りません。
マネージャーとメンバーの相性もあるでしょう。
1対1のミーティングは、どちらかが相手に苦手意識を持ってしまうとうまくいきにくいのです。
経営者はしばらく1on1ミーティングを行ってみて効果が期待できない、もしくは逆効果だと感じたら別の方法を導入する柔軟性を持ちましょう。
1on1ミーティングがうまくいかない責任をマネージャーにかぶせてしまうと、人材流出につながります。
また、1on1ミーティングが形骸化していないかどうか、定期的にチェックしましょう。
結果が出るまでには時間がかかると承知しておく
人材育成は一朝一夕に成果が出るとは限りません。
マネージャーとメンバーが相互理解を深め、メンバーがマネージャーのアドバイスで自己育成をして結果を出せるには、年単位の時間がかかるケースもあります。
現在のビジネスはスピードが重視されますが、1on1ミーティングの結果を1～2か月で実感するのは難しいでしょう。
まずは半年間程度は様子を見て、従業員の負担にならないかどうかも確認してください。
結果を急がせると、何事もうまくいきません。
1on1ミーティングを形だけ取り入れないように注意しましょう
1on1ミーティングは、単にメンバーとマネージャーを1対1で面談させればよいわけではありません。
導入する前に従業員全員に導入目的を理解してもらい、マネージャーには人の話を聞く大切さを理解してもらう必要があります。
そのうえで、ある程度の期間導入してみて従業員の反応に合わせてトピックや頻度を調整したり、再度研修を行うなどしてみてください。
また、1on1ミーティングを続けていくうえで解決できない課題が出てきたさいには、ぜひツールの導入などもご検討ください。
