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雑談にならないためには?1on1を無駄にしないポイントを解説!

2022年11月29日
2022年11月30日
「そもそも雑談と1on1ミーティングの違いが分からない」

「毎回雑談で終わってしまう原因が分からない」

「1on1ミーティングを雑談で終わらせないためにはどうすべきか」

本記事を読む方の中には、このようなお悩みを持っている方も多いのではないでしょうか。

1on1ミーティングを導入したことで、マネージャーとメンバー間の相互理解が深まり、信頼関係が構築されたなど、効果が少しずつ現れている企業もあります。

一方で、想定していた効果が全く得られず、ただ1on1ミーティングを実施しているだけの状態が続く企業もあるようです。

そこで本記事では、1on1ミーティングを雑談で終わらせ、無駄にしないためのポイントを解説します。
参考になれば幸いです。

​​1on1ミーティングと雑談の違い

1on1ミーティングと雑談の大きな違いは、話しているテーマや内容に対して、目的があるのか、それともないのかです。

話している内容が、世間話やお互いの意見の共有であれば、それは雑談になるでしょう。

1on1ミーティングと雑談のそれぞれについて、くわしく解説します。

1on1ミーティングとは?

1on1ミーティングとは、マネージャーとメンバーが1対1で実施する面談のことです。

もともとは、マネージャーとメンバーのコミュニケーションの機会を増やし、信頼関係を構築して組織力を高めることを目的に、アメリカのシリコンバレーで始まっています。

現在の1on1ミーティング導入実例を見ると、1on1ミーティングの実施方法や目的は、企業によってさまざまです。

1on1ミーティングを導入したことで、離職率の低下や社員のモチベーション維持などの効果が得られた企業もあり、近年では導入する企業が増え、注目を集めています。

雑談とは?

雑談とは、しまりのないおしゃべりのことです。

実際に辞書では雑談の意味は、さまざまな内容のことを気軽に話すこと、とりとめのない話のこと、と解説されています。
参考:『goo辞書

つまり、趣味や思い出の話をしたりするのが雑談です。

1on1ミーティングを雑談のみで終わらせてはいけない理由3つ

​​

1on1ミーティング中に雑談をするメリットもあります。
しかし、雑談のみで終わらせてはいけません。
1on1ミーティングを雑談で終わらせてはいけない理由は、以下の3つです。

  1. 1on1本来の効果を得る時間がなくなる
  2. 人材が育たない
  3. 形骸化し効果がなくなる

それぞれの理由について、くわしく解説します。

理由1:1on1本来の効果を得る時間がなくなる

1on1ミーティングを雑談のみで終わらせてはいけない理由は1on1の効果を得るための時間がなるからです。

もちろん1on1ミーティングの中で雑談をするメリットもありますが、雑談だけで終わってしまう場合には、1on1ミーティングを実施する効果がまったく得られないでしょう。

せっかくマネージャーとメンバーがお互いの貴重な時間を合わせて設定した1on1ミーティングに効果を得ることができず、通常業務の時間が減ったことでの影響が出るかもしれません。

1on1ミーティングが雑談で終わってしまう方は、時間を有効的に使うためにも、1on1ミーティングを雑談だけで終わらせない対策が必要です。

理由2:人材が育たない

1on1ミーティングを雑談のみにしてしまうと、1on1ミーティングの効果の1つでもある人材育成につながりません

1on1ミーティングは、ただ会話をして、マネージャーとメンバーの関係値を良好にすることだけが目的ではありません。

マネージャーがメンバーの業務にどのような課題点があり、メンバーが今どのような悩みを抱えているのかをうまく聞き出しながら、それに対する改善策を一緒に考えることが大切です。

ただ雑談をするのではなく、マネージャーがどのように課題改善に取り組んでいるのか、プロセスをメンバーに体感してもらうことが人材育成にもなるのでしょう。

理由3:形骸化し効果がなくなる

1on1ミーティングが雑談中心の時間になると、楽しければ続けることはできるかもしれませんが、本来の目的は見失って意味のないものになります

実施することが目的となり、形だけ実施していても効果的な1on1ミーティングには決してなりません。

雑談によって、マネージャーとメンバー間の関係性は、実施前よりも良好になるかもしれませんが、それ以上の効果はないでしょう。

1on1ミーティングが形骸化し、意味のない時間にならないためにも、目的のある対話を意識して取り組むことが大切です。

1on1ミーティングが雑談になる原因3つ

気がついたら1on1ミーティングが雑談で終わってしまった経験がある方もいるのではないでしょうか。
1on1ミーティングが雑談になってしまう原因は、以下の3つです。

  1. 1on1ミーティングと雑談の違いが分かっていない
  2. 1on1ミーティングで話すテーマが不明確である
  3. 1on1ミーティングの目的を理解していない

それぞれの原因について、くわしく解説します。

原因1:1on1ミーティングと雑談の違いが分かっていない

1on1ミーティングが雑談になってしまう大きな原因の1つには、そもそも1on1ミーティングと雑談の違いが分かっていないことです。

マネージャーとメンバーの2人では、1on1ミーティングをしているつもりでも、ほかの方から見ると、雑談だけになっているかもしれません。

1on1ミーティングと雑談の違いを理解しないまま、1on1ミーティングを続けると、多くの時間を有効的に使えなくなってしまうでしょう。

まずは1on1ミーティングと雑談の違いを理解し、違いを理解した上で1on1ミーティングを続けるようにしてください。

原因2:1on1ミーティングで話すテーマが不明確である

1on1ミーティングが雑談になってしまう原因は、話す内容を事前に決めていないからです。

話す内容が定まっていないことで、何について話せばいいのか分からず、趣味の話や最近のできごとについて話していたら、最後まで雑談で終わってしまうこともあるでしょう。

事前に話す内容を決めておくことで、冒頭で雑談をしたとしても途中で決めた内容にうつることができたり、話す内容で困っても雑談で終わったりすることもありません。

原因3:1on1ミーティングの目的を理解していない

1on1ミーティングをなぜ実施しているのかという、目的を理解しないまま取り組んでいると雑談の原因になります。

なぜならば、目的を理解しないまま1on1ミーティングに取り組むと、話すことがなくなってしまったり、何を話したらいいのか分からなくなったりするからです。

話すことがなく、沈黙が続くと自然と話題は、趣味の話や最近の出来事など雑談よりになってしまいます。

1on1ミーティングでの目的を理解し、その目的に沿った話をすることで、雑談のみの時間にならないでしょう。

1on1ミーティングを有効的な時間にするポイント5つ

1on1ミーティングを有効的な時間にするためには、以下の5つのポイントを意識しましょう。

  1. 1on1ミーティングの目的を共有する
  2. 1on1ミーティングで話すテーマを決める
  3. 1on1ミーティングのスケジュールを無理なく設定する
  4. 1on1ミーティングの最後にまとめを行う
  5. 1on1ミーティングの記録を残す

それぞれのポイントについて、くわしく解説します。

ポイント1:1on1ミーティングの目的を共有する

1on1ミーティングを有効的な時間にするためには、マネージャーとメンバーで目的を共有することが大切です。

2人の間で1on1ミーティングの目的が共有されていれば、お互いにその目的を果たすために1on1ミーティングに取り組めます。

事前に目的を共有するだけでなく、1on1ミーティングの冒頭で再度目的を確認しておくことで、その時間がより意義のある時間となります。

マネージャーとメンバーで1on1ミーティングの目的を共有しておくことで、1on1ミーティングが雑談だけで終わることなく、効果的なものになるでしょう。

ポイント2:1on1ミーティングで話すテーマを決める

1on1ミーティングで話す内容は、ざっくりでもよいので、あらかじめ決めておくことが大切です。

なぜならば、話す内容を決めておかないと、雑談が多くなり、1on1ミーティングの目的から遠ざかってしまうからです。

業務内容での困りごとや将来のキャリアなど、目的に合わせてテーマを決めるとよいでしょう。

1on1ミーティングで話す内容は、あらかじめ決めておくことで内容の濃い、意味のある1on1ミーティングが実施できます。

ポイント3:1on1ミーティングのスケジュールを無理なく設定する

1on1ミーティングを有効的な時間にするためには、無理なくスケジュールを設定することが大切です。

時間のない中に無理やり1on1ミーティングを設定した場合、前の予定が遅れて急遽1on1ミーティングが実施できなかったり、急いで行うことで形だけの実施になったりすることもあるからです。

たとえ週に1回実施する社内ルールがあったとしても、マネージャーとメンバーの双方にゆとりある時間で無理なく設定するようにしましょう。

無理やりスケジュールを設定しないために、1on1ミーティングの最後に次回の日程を決めておくのがおすすめです。

ポイント4:1on1ミーティングの最後にまとめを行う

1on1ミーティングの最後には、まとめの時間を設けて、振り返りを行うことが大切です。

なぜならば、1on1ミーティングによっては話した内容が多く、はじめのほうに話した内容を忘れてしまっている可能性があるからです。

全ての内容を覚えておく必要はありませんが、重要なポイントをきちんとおさえておくことで意味のある1on1ミーティングになるでしょう。

最後にまとめを行って振り返りをすることで、1on1ミーティングで話した内容が定着しやすく、メンバーが行動を起こしやすくなるのです。

ポイント5:1on1ミーティングの記録を残す

1on1ミーティングの内容は、記録し残しておくことが大切です。

なぜならば、次回の1on1ミーティングの際に前回に話した内容を振り返り、前回の1on1ミーティングで話した課題点が改善されているかを確認できるからです。

オンラインであれば1on1ミーティングの録画映像を一定期間保存しておくのもよいでしょう。メモや議事録として記録する際は、重要な項目をポイントでまとめ、記録しておくことであとから簡単に振り返りができます。

1on1ミーティングの記録をまとめて残しておくことで、より効果的な1on1ミーティングを実施できるでしょう。

1on1ミーティングを成功させるためにすべきこと3つ

1on1ミーティングを有効的な時間にするための5つのポイントに加え、1on1ミーティングを成功させるためには、以下の3つが大切です。

  1. 実施前の準備をする
  2. 社内で進め方やルールを作る
  3. マネージャー向けに1on1ミーティング研修を行う

それぞれについてくわしく解説します。

実施前の準備をする

1on1ミーティングを成功させるためには、実施前の準備が大切です。

なぜならば、事前に話す内容を決めていなかったり、1on1ミーティングでの目的を把握したりしていなかったりすると、それだけで時間を取られてしまうからです。

限られた時間の中で効果的な成果を得るためには、事前にどれだけ準備をして1on1ミーティングに臨めるのかが鍵になります。

事前準備がなければ、1on1ミーティングを丁寧に実施したとしても、効果が得られないといったことにつながりかねません。

社内で進め方やルールを作る

1on1ミーティングを成功させるためには、社内で進め方やルールを決めておくのが必要です。

進め方やルールがない場合には、マネージャーの裁量によって1on1ミーティングの質が変わってしまうからです。

マネージャーは1人だけではなく、複数名と1on1ミーティングを実施していることが多いうえに、ほかの業務も並行しているため、なかなか1人1人の1on1ミーティングに対してゆっくりと考える時間はないでしょう。

社内で1on1ミーティングの進め方やルールがあるだけで、マネージャーの裁量や忙しさに影響せずに安定した1on1ミーティングが実施できます。

マネージャー向けに1on1ミーティング研修を行う

1on1ミーティングを成功させるためには、マネージャーの研修が必要です。

なぜなら、1on1ミーティングにはマネージャーのマネジメントスキルが必要になるからです。マネージャーのスキルが低ければ、どれだけ1on1ミーティングを行ってもなかなかメンバーは育ちません。

実際にマネージャーを対象として、1on1ミーティング研修を導入している企業もあります。

よりよい1on1ミーティングを実施するためには、マネージャーの1on1ミーティング研修を実施して、マネージャーのマネジメントスキルを高めることも検討しましょう。

まとめ|雑談で終わらせず効果的な1on1ミーティングにしよう!

雑談をすることが決して悪いわけではありません。しかし、雑談だけで終わらせる1on1ミーティングはもったいないです。

1on1ミーティングを雑談だけで終わらせずに効果的な1on1ミーティングをするためには、雑談になる原因を理解することが大切です。

雑談になってしまう原因をおさえたうえで、1on1ミーティングを有効的な時間にするためのポイントや成功させるためにすべきことを実施しましょう。

実際に1on1ミーティングを導入したことで大きな成果や効果を得られている企業があるため、雑談だけで終わらせずに効果的な1on1ミーティングを目指してください。

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