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社員のコミュニケーションを活性化させる方法は?具体例や注意点を解説

2022年12月20日
2022年12月19日
今、社員同士のコミュニケーションを重要視する会社が増えています。

コミュニケーションが活発になれば、意思疎通がスムーズになるのはもちろんのこと、仕事の効率も上がります。

また、仕事のビジョンや目的も共有化できるでしょう。

その一方で、社員同士のコミュニケーションがうまくいかず、マネージャーが悩む会社も珍しくありません。

この記事では、社員同士のコミュニケーションを活発化する方法の具体例や注意点を解説します。

社員のコミュニケーションはなぜ大切か

はじめに、社員のコミュニケーションの重要性について解説します。

コミュニケーションが活発な職場には、さまざまなメリットがあります。

目標やビジョンを共有化できる

一つの仕事に関わる人数が多いほど、仕事の全体像は見えにくくなります。

異なる部署で仕事を分担してやっている場合は、なおさらでしょう。

仕事のビジョンや目標が分からなければ、仕事のモチベーションも低下しがちで効率も上がりません。

コミュニケーションを密に取れれば、仕事の進歩具合や全体像を社員全員で共有できます。

仕事がどこまで進んでいるのか、今自分が行っている仕事は全体のどの部分に該当するのかなどが理解できれば、モチベーションも保てます。

相談などもしやすくなり、生産性や効率もアップできるでしょう。

「自分がこの仕事でになっている役割は何か」という疑問から「ここをこうすればもっと効率化ができるのではないか」といった意見までいろいろな考えを持っている社員もいます。

これをうまくくみ上げることができれば、限られた人材を有効に使えます。

社員定着率と満足度が上昇する

マネージャーから与えられた仕事を黙々とこなしていくだけでは、有能な社員ほどモチベーションが下がりがちです。

役職に関係なく自由に意見が言える環境なら、「自分が仕事を動かしているのだ」という満足感を得られます。

一方、仕事を統率するマネージャー側もメンバーの不満や要望を率直に聞くことができれば、仕事の改善点を素早く見つけられるでしょう。

仕事や職場に不満があってもすぐに意見を言えて改善できれば、働きやすい環境が整っていくのです。

また、厚生労働省が1年に1度発表している雇用動向調査結果によると、職場を退職した理由に常に一定の割合で「職場の人間関係が好ましくなかった」が入っています。

令和3年度の調査結果では、男性の8.1%が職場の人間関係により退職したと記載されています。

会社内でコミュニケーションが活発になれば、人間関係の悩みも気軽に相談ができるようになるでしょう。

そうなれば社員定着率も上がり、結果的に企業のイメージアップにもつながります。

就活中の学生は企業自身が発信する情報だけでなく、社員の口コミなども細かくチェックしています。

社員の定着率やモチベーションがアップすれば、よりレベルの高い就活生が集まってくる可能性も高まるでしょう。

参考:『令和3年雇用動向調査結果 p17

顧客満足度の向上

社員同士のコミュニケーションが過不足なく行なえていれば、顧客情報の共有もしやすくなります。

一例をあげると営業と企画間でコミュニケーションが活発になれば、営業が直接聞いた顧客の要望を企画にスムーズに伝えられます。

そうすれば、顧客の希望をくみ取った商品の開発もしやすくなるでしょう。

また、顧客の要望や希望が社内全体で素早く共有できれば、会社全体の改善点が早期にわかりやすくなると共に、企業目標や指針を定めるにも役立ちます。

近年は何ごとも変化が早く、顧客の要望も年単位・月単位で変化しています。

顧客の要望をリアルタイムでつかんで反映していくためには、社員間のコミュニケーションは欠かせません。

社員同士のコミュニケーションが不足しがちな理由

ここでは、コミュニケーション不足になりがちな理由について解説します。

会社が縦割り組織で縄張り意識が強い

会社によっては、組織が仕事ごとに細分化されており連携が希薄なところもあります。

また、似たような業務内容でも、マネージャーがグループを作って互いを競争させて、業績アップをアップさせたり、仕事を効率化させたりしているところもあるでしょう。

このような会社は組織の中でさらに細かくチームが分かれてしまい、その縄張り意識からコミュニケーションが難しくなりがちです。

社員同士の仲は良くてもメンバーを統率するマネージャー同士の仲が悪ければ、同様のことが起こる可能性が高まります。

「自分たちのチーム以外のことは知らない」もしくは「自分のチーム以外はライバル」といった考え方では、コミュニケーションはうまくいきません。

特に、経営陣や立場が上のマネージャー同士の意見が一致していないと縦割り組織になりがちです。

このほか、支社と本社が物理的に遠く、意思疎通に時間がかかる場合などもコミュニケーションが難しくなることがあるでしょう。

コミュニケーションの意味を取り違えている

仕事の効率がアップし、会社の利益につながるコミュニケーションとは、仕事に関する情報の共有です。

コミュニケーションにはさまざまな意味があります。

会社が「自社が求めるコミュニケーション」を明確にしないと、意味を取り違える社員も出てくるでしょう。

たとえば、「休み時間は皆で活発に雑談をしている」「マネージャーが社員に細かく指示をしている」といったことで問題なしと思ってしまうケースもあります。

たしかに、雑談は社員同士の交流には有効であり、マネージャーの指示が具体的なら仕事もしやすいでしょう。

しかし、仕事に関する情報や意見が活発にやり取りされなければ、コミュニケーションは不十分といえます。

コミュニケーションが取れるというので安心していたら、大きなミスが起きて始めて「実はコミュニケーション不足であった」と判明した例もあります。

自由に意見をいう土壌が作られていない

社員同士のコミュニケーションの活性化は、一朝一夕では行なえません。

「マネージャーの言うことは絶対」「社員は与えられた仕事を黙ってこなせばよい」といった社風では、コミュニケーションを取ろうとしてもなかなかうまくいかないでしょう。

また、社員がコミュニケーションを取ろうとしてもマネージャーや経営者が聞く耳を持たなければ、やはりうまくいきません。

このほか、コロナ禍によってリモートワークが浸透した結果、コミュニケーションを取る場がなくなって情報の共有が難しくなった例もあります。

社員同士のコミュニケーションが活発になる方法4選

「社員同士のコミュニケーションを活性化しようと考えているが、どうすればいいのかわからない」と悩むマネージャーも多いことでしょう。

ここでは、社員同士のコミュニケーションが活発になれる方法を4つ紹介します。

フリーアドレス制の導入

フリーアドレス制とは会社の席を固定せず、毎日好きな席に座って仕事をする方式です。

席が固定されていれば、どうしてもコミュニケーションを取りやすい人が限定されがちです。

フリーアドレス制を導入すれば、毎日隣に座る社員が変わります。

思いがけない意見を聞けることもあるでしょう。

同じチームになった社員同士が隣になったり、マネージャーがメンバーにマンツーマンで指導できる席になったりすれば仕事の効率もあがります。

ノートパソコンがあれば仕事に支障がない会社ならば、採り入れるメリットは大きいでしょう。

その一方で、フリーアドレス制には以下のようなデメリットがあります。

フリーアドレス制のデメリット
  • 時間がたつにつれて席の固定化が進む
  • 個人が使う持ち物の管理が難しくなる
  • マネージャーがメンバーを管理しづらくなる

このほか、慣れた席でコツコツ仕事をしていかないと集中できない社員もいるでしょう。

オフィスすべての座席をいっぺんにフリーアドレス化せず、一部だけにするなど会社によって工夫することも重要です。

リフレッシュスペースの充実

自販機や給湯設備などを備えたリフレッシュスペースや社員食堂などを充実させれば、社員がリラックスするスペースが生まれます。

リラックスすれば自然に社員同士も打ち解けて仕事に関する意見も交しやすくなります。

たとえば、企画のアイデア出しなどは会議室で話し合うより、ランチミーティングなどを行ったほうがよいアイデアが出やすいなどです。

相談なども、改まった場で行うより雑談を交えながら行ったほうが相手も心を開いてくれやすくなります。

喫煙スペースにも似たような効果が期待できますが、非喫煙者が入れないといったデメリットもあるので注意が必要です。

会社の規模やかけられる予算によって設置できるものは異なりますが、社員の大多数が利用できてリラックスして話しができるスペースであることが重要です。

上司にプライバシーを保ちながら相談できるシステム作り

相談ごとによっては、誰にも内容を知られたくないこともあります。

会議室やミーティングルームなどで相談を受ける方法もありますが、マネージャーとメンバーが1対1で長時間別室で話をすること自体を知られるのが嫌だ、というケースもあるでしょう。

そこで、1on1ミーティングや、メール、電話で相談を受ける時間など、社員が気軽にマネージャーと誰にも知られずに1対1で相談できるシステムを作ることが有効です。

ネット環境を利用すればそれほど難しいことはありません。

ただし、社員は上司に相談することで、査定に影響があるのではと心配しています。

また、相談したことが別所に漏れればシステムを作っても誰も利用しなくなるでしょう。

システムを作るのと同時に、守秘義務に関する教育を行うことも大切です。

特に、ハラスメント相談などデリケートな話題は、直属の上司以外にも相談できる場所を作ることも検討しましょう。

1on1ミーティングの目的について、より詳しく知りたい人はこちらの記事をお読みください

https://revii.jp/article/revii-purpose

ビジネスチャットをはじめとするコミュニケーションツールの充実

社員によっては、面と向かって話すよりチャットなどの文章ツールのほうがコミュニケーションが取りやすい方もいます。

また、思いついたときに自由に意見を言い合いたい、と希望する社員もいるでしょう。

現在はチャットワークやSlackなどビジネスチャットツールも充実しています。

パソコンでもスマートフォンでも利用でき、リモート会議から連絡、アイディアの出し合いなど幅広い用途で利用できます。

グループも自由に設定できるので、大人数が参加するルームから少人数のグループまで自由に作ることも可能です。

このようなツールを導入すれば、「何日の何時までに意見をまとめなければ」といったプレッシャーからも解放されます。

その一方で、ネットを使ったコミュニケーションツールの利用は社外秘の情報が流出するリスクもあります。

それに加えて、24時間連絡が可能で返信を求めるツールをスマートフォンに入れれば、仕事とプライベートの区別がつきにくくなるでしょう。

導入する場合は、使い方のルールを定めて社員のプライベートを侵さないことが重要です。

社員間のコミュニケーションを活性化する際の注意点

社員同士のコミュニケーションを活発化するための方法は積極的に導入していきたいものです。

しかし、コミュニケーションを活発化しようと努力した結果、思わぬトラブルが発生することもあります。

ここでは、社員間のコミュニケーションを活性化する際の注意点を解説します。

コミュニケーションの定義を明確にする

コミュニケーションの意味はさまざまです。

経営陣をはじめとするマネージャーが考えているコミュニケーションと、社員が考えるコミュニケーションのイメージが合致していないと、うまくいきません。

たとえば、マネージャーが仕事に関する連絡や相談を小まめにしてほしいと思って「コミュニケーションを密に取ってください」と指示をしたとします。

しかし、コミュニケーションのイメージが合致していなければ、単に休み時間に雑談が増えたり仕事とまったく関係のない話ばかりが盛んになったりするでしょう。

そのため、「コミュニケーションを活発にする」だけではなく、「会社にとって有益なコミュニケーションとは何か」からレクチャーしていくことが大事です。

特に、今まで上司から部下へ一方的な指示のみで仕事を進めていた会社は、社員同士のコミュニケーションというと仕事と関係ない雑談になりがちです。

お互いの理解を深めるためには雑談も有意義ですが、雑談だけでは仕事の効率化やモチベーションのアップにはつながりません。

コミュニケーションの活性化を考えているマネージャーは、まずはメンバーと活発にしたいコミュニケーションの内容の共有から始めましょう。

プライバシーとハラスメントには配慮する

社員同士のコミュニケーションを活発にするには、お互いの理解も重要です。

ミーティングや研修の機会が多くなれば、仕事以外の一面を知る機会もでてくるでしょう。

趣味や嗜好が合えば、同僚やマネージャー・メンバーといった関係を越えて仲良くなることもあります。

それに関しては問題ありません。

しかし、職場の人には触れてほしくない話題がある人もいるでしょう。

コミュニケーション活性化の名目で、社員のプライバシーに踏み込まないように注意したいところです。

また、社員の容姿・結婚感・恋愛感・趣味に関する分野も同様です。

「結婚していないから、一人前になれないのだ」「だれか恋人はいないのか」などといった話題はたとえ飲み会などの打ち解けた席でも控えた方がよいでしょう。

このほか、マネージャーがメンバーから相談を受ける際は、仕事やそれに関わる人間関係のことに限定しましょう。

そのほかの話題まで相談に乗ってしまうと、思わぬトラブルに発展することもあります。

社員同士の距離が近くなるほど、仕事とそれ以外の線引きが重要になります。

会社の地位を利用しすぎない

社員を統率するマネージャーと一般のメンバーでは、立場に明確な差があります。

いくら「上司・部下関係なく言いたいことを言いましょう」と音頭を取っても、上司であるマネージャーが聞く姿勢を見せなければ、どうしようもありません。

また、伝統ある会社ほど地位が上になれば年齢も上がっていきます。

場合によっては、メンバーが自分の子どもと同じくらいというマネージャーもいるでしょう。

若い年代に意見されると、たとええそれが正論であっても、面白くない気分になりがちです。

だからといって「メンバーが上の者に意見をするとは」といった態度で接すると、コミュニケーションは活発化しません。

会社の規模によっては、まずメンバー直属の上司が意見を取りまとめ、さらに上のマネージャーに持っていくといったスタイルのところもあるでしょう。

その場合も、「同じ会社の社員の意見」として真摯に耳を傾けることが大切です。

そして、意見が納得でき、共感させられるものならば実践に移すことも重要です。

まずは上司から動くことが重要

社員同士のコミュニケーションがあまり活発でない場合、まずはマネージャーからメンバーにコミュニケーションを取ることが大切です。

マネージャーとメンバーのコミュニケーションは取れてなくても、同じ立場の社員同士のコミュニケーションは良く取れているといったケースもあります。

この場合は、マネージャーが意識改革をすれば、短期間で会社全体のコミュニケーションが活性化することもあるでしょう。

縦割り組織になっている場合も同様で、まずはトップがほかの部署と積極的にコミュニケーションを取ることが大切です。

このとき、会話が一方通行にならないように十分に気をつけましょう。

マネージャーからメンバーに一方的に話をするだけでは、コミュニケーションが取れているとはいえません。

メンバーの意見を聞いて、採り入れられれる意見は積極的に採用しましょう。

必要ならば、マネージャーを対象のコミュニケーション講習も開催することも必要です。

まとめ コミュニケーションが活発な会社は時間をかけて作る

コミュニケーションの重要性が広く知られるようになって久しいですが、「我が社は社員同士のコミュニケーションが完璧に取れています」という会社はまだまだ少ないの現状です。

特にマネージャーとメンバーなど、立場が違う社員同士のコミュニケーションに課題を抱えている会社は多いでしょう。

ツールの発達により、コミュニケーションを取る手段は増えましたが意見を聞き、それを受け入れるかどうかを判断するのは人間です。

したがって、コミュニケーションを活発にするにはツールを調えると同時に、社員教育も行っていくことが大切です。

必要ならば、長期的な計画を立てて実行していきましょう。

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