1on1ミーティングとは？
1on1ミーティングとは、ビジネスにおいてメンバーとマネージャーが個別に対話するミーティングです。
人事考課面談と違い、メンバーの話をメインとし短い期間で継続的に実施されています。
アメリカのシリコンバレーにあるIT企業やベンチャー企業が発祥のマネジメント方法です。
在宅ワークやリモートワークの普及に伴いヤフーなどの大手企業を始め、国内企業でも取り入れられるようになりました。
導入する意味や効果は？
1on1ミーティングを導入する意味は、メンバーの成長を促進しモチベーションアップを高めることです。
社員1人ひとりの強みや状況を把握し、課題に向けた目標設定を常時行うことでそれぞれの能力の向上を図ります。
このように人材育成とチームの活性化を促進し、企業の生産性を高めさらにメンバーとマネージャーの関係性の構築が離職防止にもつながります。
1on1ミーティング全体の流れ、進め方
それでは、1on1ミーティングを実施する際の流れと進め方を説明します。
1on1ミーティングの大まかな流れは次の通りです。
- アイスブレイク・雑談
- 前回の振り返り
- OKRの進捗状況の確認
- マネージャーからフィードバック
- テーマに沿ってメンバー主体で話す
- 今後の目標、アクションプランを設定
1：アイスブレイク・雑談
1on1ミーティングが始まってすぐに、悩みや仕事に関する考えは話しにくいものです。
なので冒頭では、休日何をしているか、仕事以外の趣味や最近の出来事など、できれば楽しい話題をして雰囲気をよくすることを意識します。
メンバーの体調や精神的なコンディションを聞くのもよいでしょう。
マネージャーからの気遣いが伝わり、メンバーは安心して話をすることでができるようになります。
2：前回の振り返り
続いて、前回の振り返りをします。
振り返る内容は下記の4つです。
- 前回話した内容の振り返り
- 前回に出た課題に対しての結果を聞く
- うまくできた場合は、どのように工夫や努力をしたのか
- うまくできなかった場合は、なぜできなかったのか
うまくできなかった場合でも、攻める言い方ではなく一緒に解決したいという気持ちでメンバーに寄り添います。
また、解決策を一方的に伝えるのではなく、メンバーが自分で内省と考察をさせるように誘導しましょう。
3：OKRの進捗状況の確認
OKRとは、目標（Objectives）と主要な成果（Key Results）の略語です。
メンバーの業務での現状把握と、目標を再確認します。
まだOKRの設定ができていない場合は、1on1ミーティングの時間を使ってメンバーと一緒に考えてもいいでしょう。
組織においてメンバーが置かれている状況に応じ、メンバーに合うOKRを設定しミーティングごとに振り返り、状況に合わせて柔軟に設定を変えるなどしましょう。
OKRの設定が完了したら、進捗と成果を確認をします。
- 成果のためにどのようなことに悩んでいるのか。
- どのような課題を抱えているのか。
細かくヒアリングし、課題はメンバーと一緒に解決し、目標を設定する際に活用します。
4：マネージャーからフィードバック
次にメンバーが目標に対して実施している業務内容や成果に対して、マネージャーからフィードバックを行います。
成果についてはどのような工夫や考えでおこなったかをヒアリングし、マネージャーの目線で気づいたメンバーの成長や変化を伝えましょう。
メンバーのモチベーションの向上と信頼関係が生まれます。
ここからは、具体的に使えるフィードバックの方法を３つご紹介します。
SBI（Situation Behavior Impact）型
Situation（状況）→Behavior（行動）→Impact（影響）の流れでフィードバックする方法です。
まずなぜその状況が起きたのかを整理し、どのような行動をして結果どのような影響があったのかを説明します。
時系列に整理され、客観的に考察しやすくお互い相違なく共有できるでしょう。
サンドイッチ型
ポジティブな評価→ネガティブな指摘→ポジティブな評価の流れでネガティブをサンドイッチするフィードバック方法です。
はじめに褒めることでメンバーの心理的ハードルを下げ、次に指摘を伝えることで受け入れやすくします。
最後にもう一度ポジティブな評価を伝え、メンバーのモチベーションを維持しましょう。
ペンドルトンルール
心理学者ペンドルトン氏が開発したフィードバック方法です。
マネージャーが評価を伝えるのではなく、フィードバックを受けるメンバーが自分自身でよかった点、改善すべき点を考え出し振り返ってもらう方法です。
自己評価ともいいますが、自ら振り返り次の行動計画を立てることで、マネージャーが単に指示をするより自発的に向上できるでしょう。
メンバーが自分で成長するように促すコーチングにも似た方法です。
5：テーマに沿ってメンバー主体で話す
ミーティングの中でメンバーがテーマに沿って進める時間を作ります。
マネージャーが進めてばかりのミーティングだと、マネージャーだけが満足する内容になりかねません。
メンバーが主体となり、マネージャーが見えていない人間関係の悩みや将来のキャリアについてなど話し合います。
こういったメンバーを主役とした時間を確保することで、職場やマネージャーに対する信頼感から、メンバーは「わかってもらえている」と心理的安全性が生まれます。
6：今後の目標、アクションプランを設定する
ミーティングで良かったこと、課題や改善点が出たらそこで終わりにせずに次の目標とアクションプランを設定します。
- 次回のミーティング実施までにどのような行動をするのか
- その行動によりどのような目標を目指すのか
長期的な大がかりの目標ではなく、短期的にクリアできる目標設定をし、次回のミーティングでまたその結果を振り返ります。
1on1ミーティングをスムーズに進めるための準備
1on1ミーティングをスムーズに進めるためには、準備が欠かせません。
実施前に何をしておけばいいのかを解説します。
会社・人事がする準備
会社・人事は、1on1ミーティングを行うマネージャーとメンバーが求めるサポートを行います。
まず1つ目に、目的を明確にすることです。
会社が・人事は1on1ミーティング担当者に次の3つの目的を伝えましょう。
- 「なぜ1on1ミーティングを実施するのか」
- 「そもそも1on1ミーティングとは何なのか」
- 「1on1ミーティングでどのようなことをすればいいのか」
3つの内容を説明することにより、事前にマネージャー・メンバーが1on1ミーティングの実施目的を理解できます。
次に、マネージャーのマネジメントスキルを確認します。
1on1ミーティングは、マネージャーが指示・指導や、進捗管理を行うものではありません。
マネージャーから一方的に話すのではなく、メンバーの成長を促進するためにコミュニケーションをとらなければなりません。
そのため、必要なコミュニケーション能力などのスキルがあるかどうかを確認する必要があります。
もし必要レベルのスキルがない場合や経験が少ない場合には、研修や勉強会、メンター制度を活用してスキルを高めていきましょう。
メンバーの成長のためには、マネージャーの1on1ミーティングに対する不安を取り除くことも重要ですので、必ず行うようにします。
1on1ミーティング担当のマネージャーが行う準備
1on1ミーティングを担当するマネージャーは、まずメンバーと「なぜ1on1ミーティングを行うのか」という目的を共有する必要があります。
何の相談もなしに1on1ミーティングを実施してしまうと、ただの雑談に終わってしまうかもしれません。
マネージャーとメンバー両者が「メンバーが自ら答えを出して成長するため、マネージャーがサポートする時間」ことが目的だと共有しておきましょう。
また、1on1ミーティングの日程が決まったら、メンバーに話したいことをまとめてもらうことも大切です。
アジェンダを取りまとめたら、マネージャーはどのような質問をするかを決めます。
細かい質問ではなく、「1週間どうだった？」「不安に感じていることはない？」とオープンな質問を準備しておきましょう。
メンバーにしてもらう準備
メンバーは、1on1ミーティングで話したいことをまとめてもらいましょう。
事前に共有した目的を前提として、自分の成長のための質問や相談を考えてもらいましょう。
進める際のポイントと注意点
ついついマネージャー自身が話したいことを話してしまい時間が過ぎてしまう、一方的にメンバーの評価をして終わってしまうことが1on1ミーティングではよくあります。
メンバーの話を最後まで聞くことを心掛け、メンバーのペースで共感や質問を投げかけて進めることが重要です。
全体で7割以上をメンバーが話すようにする
メンバーが主役のミーティングのため、マネージャーが話す割合は3割程度にとどめ、メンバーが話すように促しましょう。
対話は、聞くより話す方が満足度が高いという統計もありますので気持ちよくメンバーに話してもらうようにします。
傾聴を心がけ、話をさえぎらない
ミーティング中では、マネージャーはメンバーの話を真剣に聞く態度、傾聴を心がけます。
うなずきをするだけでも、話す側はちゃんと聞いてもらっていると安心して、より心を開いて話してくれるでしょう。
ですので相手を受け入れる受容と、相手の話に共感することが重要です。
決して、指導しようとしたりマネージャー自身の話をかぶせて話をしたりせず、メンバーの気持ちに寄り添う姿勢を心がけましょう。
ラポールを形成する方法を活用する
1on1ミーティングに限らず、ビジネスシーンにおいて人と接する際に信頼関係を構築することは重要です。
ラポールとは、フランス語でrapport（ラポール）が由来の言葉で、意味は心が通い合っている関係です。
ここからは、ラポールを形成する方法3つをご紹介します。
ミラーリング
相手のしぐさや姿勢、動きを真似して鏡のような動きをする方法です。
行為を抱く相手と対話している場合、無意識に行為を真似してしまうことがあります。
似た行動を取られた相手は好印象を抱きやすく心を開く傾向があるでしょう。
マッチング
マッチングは、対話している相手の声量や話すペース、声のトーンなど相手に合わせる方法です。
例えば相手が静かに話す人の場合、ゆっくり落ち着いたトーンで話し、明るくテンションが高い相手であれば同じく相手のテンションに合わせます。
相手に合わせることで好印象を与え理解してもらえていると印象付けられるでしょう。
キャリブレーション
キャリブレーションは相手を観察することです。
まだ相手をよく知らない場合、無意識にすることもあるでしょう。
しぐさや、雰囲気、笑い方、ふとした表情などを観察し相手の心理状態を知ることです。
観察することで、ミラーリングやマッチングをおこなう際も役に立ちます。
バックトラッキング
相手が会話の中で使った言葉を復唱しそのまま返す方法です。
オウム返しともいいますが、相手が発した言葉を共感するように繰り返すことで、「自分のことを理解してくれている」と安心感を与えられるでしょう。
しかし、ミーティング中にラポール形成の方法を取り入れるために、会話に集中できなくなる危険性もあり注意が必要です。
また相手にばれないようなテクニックも必要ですが、このような方法があることを頭に入れておくだけでも違うかもしれません。
アドバイスよりメンバーに考えてもらう
メンバーの話を聞く中で、ついついマネージャー目線で物事を解釈し「こうしたほうが効率がよい」「もっと簡単にできる方法がある」などと言いたくなる場面があるかもしれません。
しかし、アドバイスはメンバーのためにならない場合もあります。
簡単に解決方法を伝えたり、結論を出したりするのではなく、メンバー自身で答えを出せるように導くことが大事です。
1on1ミーティングの目的の一つであるメンバーの成長を促すためにも押し付ける意見を言わないように注意しましょう。
1on1ミーティング実施前に身につけたいスキル
1on1ミーティングの実施前には、身につけておきたいスキルがあります。
もし十分に身につけられていない場合は、実施前に研修や勉強会などを設けましょう。
コーチング：引き出す能力
コーチングとは、メンバーの考えなどを引き出し、問題解決を促す手法のことです。
1on1ミーティングは、メンバー自身が考え、答えを導き出す必要があります。
しかし、メンバー1人では考えがまとまらなかったり、新たな視点の考えを受け取ることができません。
また、問題解決方法がわかっていても、露頭に迷っているかもしれません。
そこで、コーチングを活用することによって、メンバーの内側にあるものを引き出すことが必要なのです。
ティーチング：教える能力
ティーチングとは、知識・スキル・答えなどを知っているマネージャーからメンバーに教える手法のことです。
ティーチングで重要なのは、すべてを教えないこと。
メンバーに考える時間を与えながら、適切な量で教える必要があります。
「何を」「なぜ」「どのように」の3つを組み合わせて説明すれば、メンバーに伝わりやすいです。
フィードバック：伝える能力
フィードバックとは、マネージャーが伝えることでメンバーに気づきを与える手法です。
特にメンバーが気付いていなかった部分をフィードバックできれば、成長促進が期待できるでしょう。
フィードバック後はメンバーの意見を尋ね、認識をすりあわせていきましょう。
フィードバックのコツは、「フィードバック前に施策について尋ねる」「思いつきで話さない」ことです。
もし解決に向けて行動している最中に指摘されても、メンバーは同意することしかできません。
また、思いつきで話すとどんな根拠があって指摘されたのかわかりません。
2つの点に注意してフィードバックを行いましょう。
テーマ別具体的な質問のご紹介
ここまで1on1ミーティングの進め方や流れ、注意点などを説明しました。
1on1ミーティングを実施するうえで、マネージャーにはコーチングスキル（質問力）が求められます。
ここからは実際に使える質問を紹介していきます。
場を和ませる質問
1on1ミーティングが始まって本題に入る前に、メンバーにリラックスしてもらい雰囲気を良くするために、下記の質問をしましょう。
- 仕事は楽しいですか？
- 体調や悩みはないですか？
- 休日はどのように過ごしていますか？
- 趣味や、好きなスポーツはありますか？
- 最近嬉しかったことはなんですか？
質問している側が共通の話題があれば、それについて盛り上がってもいいでしょう。
雑談からお互いの価値観を知りよりよい関係を築けます。
仕事につながる質問
たとえばマネージャーとメンバーが同じ趣味があり、その話題ばかり話してしまい時間が過ぎるのはミーティングの意味がありません。
雑談をする際のコツは、どのような話題でも最後は仕事（職場）の話題につなげることです。
たとえば、最近見た映画の話題であれば、登場人物の共感部分や性格を職場内の似た人と重ねてみましょう。
「主人公は○○さんに似てる」や「人を助けるところはこの前の事例に似ている」などとつなげると自然とチームや組織の話に広がります。
会話の工夫を少しするだけで、雑談が意味のある内容に繋がります。
メンバー自身への質問
1on1ミーティングでは、メンバーが改めて自分自身を振り返る貴重な時間でもあります。
先ほどもありましたペンドルトンルールのように客観的に自身を振り返り改善に向かうためにも必要な質問です。
- 今の業務でうまくできた（できなかった）ことは？
- その要因はなんだと思いますか？
- もっと効率化するにはどのようにしたらいいですか？
- 組織やチームに自身が必要なことはなにかありますか？
自由に答える質問オープンクエスチョンを意識して、課題に対し常に「なぜ」「どうやって」を使い質問しましょう。
今後の目標設定やスキルアップに関する質問
メンバーに振り返ってもらったら今後に向けての目標を設定してもらいます。
またそれに伴い必要なスキルがあれば確認し共有します。
- 業務での課題に対してどのような行動をしますか？
- マネージャーやチームに要望や改善に向けて提案はありますか？
- 今後身に着けたいスキルはありますか？
- 組織やチームの中で興味がある業務はありますか？
1on1ミーティングを成功させるためのコツ
1on1ミーティングを成功させるための4つのコツを解説します。
コツ1：頻度や時間、曜日を決める
次に、頻度や時間、曜日を決めます。
頻度は、週に1回、最低でも月に1回行うことが推奨されます。
短いスパンで実施することで、定期的にメンバーの状況を把握でき、メンバーのモチベーションアップや成長の促進が可能です。
時間は30分～1時間程度で行います。
長時間ミーティングをすると雑談メインになってしまうことになるため、できれば30分程度で終わらせるようにしましょう。
曜日は固定することが望ましいです。
曜日の固定により、1週間の業務やメンバーの状況を把握できます。
1週間に1度話せるミーティングがあれば、マネージャー・メンバーともに適切に状況把握ができます。
コツ2：テーマや内容をメンバーが事前に決める
1on1ミーティングは、雑談する場ではありません。
メンバーが自ら答えを導き、成長を目指す機会です。
そのため、メンバーがテーマ・内容を事前に決めておくことが大切です。
抱えている課題や目標を確認し、行動を振り返ってもらいましょう。
課題・目標の確認と行動の振り返りを行うことで、成長のために話したいテーマや内容を決められます。
具体的には、業務の課題や仕事へのモチベーション、目標に対する自己評価、健康状態、プライベートに関することなどがあげられます。
コツ3：対等で話しやすい場を構築
メンバーがマネージャーに対して話をする場である1on1ミーティングでは、話しやすい場にすることが大切です。
信頼関係ができていないと、「こんな悩みを話すのは申し訳ない」「意見を言いづらい」と思っていることを引き出せない可能性があります。
対等で話しやすい場を構築できるよう、1on1ミーティングの意義を説明したうえで、スムーズなコミュニケーションがとれるよう心がけましょう。
コツ4：記録を取る
マネージャーは複数のメンバーと1on1ミーティングを実施することとなります。
そのため、メンバーと話した内容を忘れてしまったり、混合してしまったりする可能性があります。
繰り返し同じ質問をしたり、別の方の悩みを共有されたりすると、メンバーのモチベーションが下がるだけでなく信頼関係も崩れてしまいます。
ただし、記録に集中しすぎてメンバーと十分にコミュニケーションを取れない状況は避けましょう。
1on1ミーティングを実施する際によくある質問
これまでの面談と意味や目的が異なる1on1ミーティングを取り入れると、どうしても疑問が出てしまいます。
ここでは、よくある質問を解説します。
メンバーが話をしてくれない
メンバーが話をしてくれない理由として、マネージャーを信頼していなかったり、何を話せばいいのか理解していなかったりすることがあげられます。
まずは1on1ミーティングがどういう場であるのか、何を目的に行われるのかをメンバーの理解させましょう。
加えて、マネージャーが何をできるかを話す必要もあります。
メンバーが話した悩みや課題をどうサポートできるのかなど、自己開示することが重要です。
何を話したらいいかわからない
1on1ミーティングは、メンバーと1対1で向き合う時間とも言えます。
そのため、メンバーのことをしっかり見なければなりません。
- 得意な分野は何か
- 苦手な分野は何か
- 何をモチベーションに仕事に取り組んでいるか
- 同じ物事を見た時にどのように感じるのか
- 目指す姿はどのようなものか
など、メンバー自身を理解します。
理解しようとメンバーを見ながら、コミュニケーションを取りましょう。
もし難しいようであれば、まずお互いに深い自己紹介をすることをおすすめします。
1on1ミーティングの効果がよくわからない
効果を測るためには、メンバーが生産的に働くためのサポートができているかをチェックしなければなりません。
1on1ミーティングを実施してすぐに、メンバーが急成長し、組織が活性化するわけではありません。
そのため、マネージャー自身がメンバーをしっかりサポートできているかをチェックする必要があるのです。
より効果的に実施するには、reviiの活用をおすすめします。
まとめ｜メンバー主体で課題解決するように進めること
1on1ミーティングの進め方と効果が出やすいポイントをご紹介しました。
- 1on1ミーティングの目的を先に伝え実施する理解を得る
- メンバーとマネージャーでスケジュールを決め、定例とし習慣化する
- 記録を取り共有する
- メンバーに寄り添ったフィードバック
- 目標を見直しアクションプランを設定する
- 傾聴を心掛け、7割メンバーに話してもらう
- アドバイスよりメンバーが自分で考えるように促す
導入し実施しても、「時間の無駄だ」「話すことはない」など否定的なメンバーは一定数いるかもしれません。
やらされているという受け身の姿勢から自分の成長のための時間として前向きに取り組んでもらうには、ミーティングのテーマ決めからメンバー自身に考えてもらいメンバー主体で進めることがポイントです。
自分自身を振り返り、自分で課題を見つけ、自分で解決すると成長できている実感が生まれメンバーにとっての1on1ミーティングの意味が見いだせるでしょう。
