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1on1ミーティングの本来の目的とは?勘違いされやすい目的を徹底解説

2022年11月29日
2022年11月30日
多くの企業が導入していることでも注目されている1on1ミーティングですが、どのような目的で実施されているのでしょうか。

また組織やチームにどのような価値や効果があるのでしょうか。

在宅ワークや、リモートワークが普及する昨今、メンバーの仕事の状況把握やコミュケーションに悩んでいる企業は少なくありません。

そんな中、導入され始めている対話方法が1on1ミーティングです。

今回は1on1ミーティングの目的と価値、さらに具体的な進め方までわかりやすくご紹介します。

1on1 ミーティングとは?

1on1ミーティングとは、マネージャーとメンバーが1対1で面談することです。

実施するタイミングは週に1回、最低でも月に1回実施し、1回の実施時間は30分ほどで設定します。

短い時間やスパンで、定常的に実施することでコンスタントにメンバーの現状把握と成長を促します。

発祥はアメリカのシリコンバレーにあるIT企業やベンチャー企業で、習慣的に実施されている人材マネジメント方法です。

在宅ワークやリモートワークの普及に伴い、ヤフー株式会社など国内の有名企業が取り入れたことで注目され、そのほかの企業でも次々と導入されるようになりました。

1on1ミーティングを実施する目的

1on1ミーティングの目的は、「業務外の話やキャリアについて話し、メンバーのやりがいを向上させること」ではありません。

1on1ミーティングの本来の目的は、「メンバーの業務における生産性を高めること」です。

そのためにマネージャーは1on1ミーティングを通じて、必要な業務サポート、成長促進のためのフィードバック、そして仕事への動機付けを行なうことで、メンバーのエンゲージメントを高めていく必要があるのです。

本来の目的を忘れて、ただメンバーのキャリア相談に乗ったり、業務上での困りごとを延々と聴き続けるようなことしてしまっては、マネージャーにとっても、メンバーにとっても、実質的な成果につながらないミーティングとなってしまうのです。

もちろん、1on1ミーティングでは下記のような普段は言えないメンバーの意見を聞くことができる面でも貴重な時間です。

  • メンバーはどのように考え業務に務めているのか
  • どのようなキャリア形成を考えているのか
  • 不満はないか、本音では何を考えているのか

しかし、本来の目的を忘れて、ただメンバーのキャリア相談に乗ったり、業務上での困りごとを延々と聴き続けるようなことしてしまっては、マネージャーにとっても、メンバーにとっても、実質的な成果につながらないミーティングとなってしまいます。

人事評価面談との違い

マネージャーとメンバーが1対1で面談することは、人事評価面談とスタイルが似ていますが目的や内容が違います。

人事評価面談は、マネージャーがメンバーを管理・評価するためどちらかといえばマネージャーのための面談です。

メンバーの目標や普段の業務に対する評価と、どのようにしてほしいかの要望を伝えるためメンバーにストレスを与えてしまうことがあります。

また、実施期間も半年から1年に1度とあまり頻繁には行われません。

比べて1on1ミーティングは、対話型で人事評価面談よりもフランクにコミュニケーションをとり、メンバーの話題をメインとします。

メンバーのプライベートからキャリアアップのことまで、評価を気にせずにメンバーが「話せてよかった」と思えるようなミーティングを目指します。

マネージャーとメンバーの信頼関係の構築

業務が忙しく雑談もできない職場では、コミュニケーション不足が課題となっています。

以前は終業後にお酒を飲みながら食事をしてマネージャーとメンバーが交流することが主流でした。

現在では時代の流れもあり現代に合ったスタイルが求められています。

マネージャーとメンバーが1対1で対話できる時間を改めて設け、業務中では話しづらい悩みや課題、これからのキャリアプランについても聞くことで、信頼関係の構築を期待します。

メンバーにとってはストレス解消にも

メンバーにとって自分の考えや意見を発言できる機会が少ないと、不満や愚痴がたまり仕事に対してネガティブな思考になってしまうこともあるでしょう。

1on1ミーティングで普段言えないことを打ち明けることで、マネージャーが共感・理解を示すと、メンバーに安心感が生まれストレスが軽減されるメリットもあります。

マネージャーの理解や信頼が深まると、業務に対してメンバーのやる気が促進されパフォーマンスが向上し、より高い生産性につながるのです。

1on1 ミーティングが導入されている意味とは?

マネージャーとメンバーの信頼関係の構築やコミュニケーションとして導入されている1on1ミーティングですが、企業はどのような背景で導入しているのでしょうか。

VUCA(ブーカ)の時代

VUCAとは、Volatility(変動性)・Uncertainty(不確実性)・Complexity(複雑性)・Ambiguity(暖昧性)の頭文字を取った造語で社会やビジネスの中で、未来予測が難しくなる状況のことを意味します。

元々1990年代アメリカで使われていた軍事用語でしたが、現代では2021年ごろから変化が激しい世界情勢を表す言葉としてビジネスシーンでも耳にするようになりました。

VUCAは急速に市場の変化が起き、年功序列や経験が物差しとして通用しなくなってきている日本にも当てはまります。

インターネット普及により、検索で調べることができるため、マネージャーがメンバーに仕事を教える機会が減っている企業も多いことでしょう。

そのためマネージャーとメンバーが対話する機会が従来に比べて減少しているため、改めてコミュニケーションの場を作ることが必要となっています。

働く環境の多様化・複雑化

人口減少が進む日本では、労働人口の減少傾向にあります。

働く側は転職に対するハードルが下がり、より自分に合った企業を求める人も少なくありません。

企業は働きやすい環境を整え、流動的な労働者を長期的に確保することが人事の課題です。

ミレニアム世代以降では、厳しい環境に耐え、叱って伸ばすという従来の教育方法では通用しなくなってきました。

自分のスタイルでのびのびと働き、長所を褒めてのばすという対応が求められています。

また、働く環境や仕事内容を自由に選びたいとなどの新しい価値観が定着しつつあります。

マネージャーとメンバーで世代間の価値観の違いが増えてきたことも1on1ミーティングが導入されている要因です。

人材の離職防止

先ほどもありましたが、長期的に働いてくれる労働者を確保することは企業にとって重要な課題のひとつです。

優秀な人材ほどよりよい職場を求める傾向がありますので、離職を防止するためにも、信頼関係と会社へのエンゲージメントの構築が必須でしょう。

定期的に1on1ミーティングを行い、メンバーの将来の目標などを共有することでメンバーのキャリアアップのために会社ができることが明確になり、サポートすることができます。

メンバーに寄り添い課題解決やステップアップのために尽力することで、メンバー自身が成長を実感できると、会社へのエンゲージメントが向上し離職率が下がるのです。

1on1ミーティングのはじめ方

ここからは実際に1on1ミーティングを実施するうえでメンバーにどのように伝えて、はじめていくかを紹介します。

1on1ミーティングの目的をいかに伝えるか

マネージャーとメンバーの面談となると、メンバーは緊張して構えてしまうことが多いです。

また、積極的に取り組んでくれるメンバーがいる一方で、業務に追われ時間が取れない、どうせ理解してもらえないなどと実施に対して否定的なメンバーもいることでしょう。

1on1ミーティングは、すぐに目に見える効果が出にくいため、はじめは全員が前向きに取り組めるとは限りません。

また、実施しても対話が消極的だと、メンバーの状況を理解できず無駄な時間となってしまいます。

実施する旨を伝える際は納得して取り組むために、下記の目的を先に伝えておきましょう。

  • メンバーの成長のため
  • お互いを理解するための時間であること
  • 評価に関係ないこと

1on1ミーティングで話す内容やネタについて

話す内容やネタは事前に決めてアジェンダを作っておくと、雑談のみで終わってしまう1on1ミーティングを避けられます。

業務での課題、不満や改善点などを聞き出す

メンバーが業務上で課題に思っていることや困っていること、普段は発言できないが組織に対して、改善した方がいいと考えていることは積極的に聞きます。

その後、課題を聞き出し、解決に向けて話し合います。

業務上で良かったことや気づき、今後チャレンジしたい業務を聞き、モチベーションアップを図りましょう。

スキルアップのためにできることはないか

専門性が高い職種の場合、スキルアップのために一人で悩んでないか確認してみましょう。

優秀な人材ほど、自分の価値向上のために悩みを一人で抱え込んでしまいがちです。

会社やマネージャーにできることはないかを確認し、可能であれば改善策や求められているスキルを共有しましょう。

今後のキャリアについて

キャリアについて、このまま今の会社にいていいのかと悩む社員も多いです。

メンバー自身が考える将来のキャリア像についてヒアリングしておくのは、離職を防ぐためにも重要です。

毎回でなくても、3か月に1度は業務のやりがいや将来のキャリアの方向性や希望などを深堀りするのがよいでしょう。

仕事以外の話題でのコミュニケーション

マネージャーと関わりを避けるメンバーは少なくないのが実情です。

また業務の都合上、必要以上のコミュニケーションはとりづらい職場環境も珍しくありません。

そういった場合は1on1ミーティングで意識的に、休みの日は何をして過ごしているのか、楽しみは何か、時事ネタなどで雑談しメンバーの価値観を知っておきましょう。

自分のことを話すことが苦手なメンバーの場合はマネージャーがまず自身の話をし自己開示をしたのちに聞くと効果的です。

1on1ミーティングをはじめる際の3ステップ

それでは、実際に1on1ミーティングを行うステップを3つご紹介します。

ステップ1:実施する目的を伝える

まずメンバーが面談で緊張し構えないよう、実施の目的を先に説明します。

「メンバーが働きやすく、成長するために対話する時間」ということを伝え理解を得ます。

ステップ2:マネージャーとメンバーとスケジュールの調整

メンバーの中には、業務に追われ時間の確保が厳しい方も多いと思います。

その際は、実施する時間とアジェンダを決めて無駄な時間にならないように実施前に計画を立てます。

定期的に実施していく中で、1on1ミーティングをすることが当たり前という感覚になるため継続することが大切です。

必要に応じて、日程を再度調整し、時間を合わせましょう。

ステップ3:議事録・記録を残す

メンバーから大事な意見や情報を聞いても、マネージャーが覚えてない・もう一度同じことを聞くようなことがあれば信頼が失われます。

マネージャーとメンバーが共有できるよう、記録シートなどを作成することをおすすめします。

また、次回実施するときの振り返りにも有効です。

1on1を実施するポイント・注意点

1on1ミーティングをより有意義な時間にするためのポイントが5つあります。

ポイント1:最小限の質問で、メンバーの話をしっかり聞く

ミーティング中の主役はメンバーであるため、メンバーが話しやすいような雰囲気を作ります。

また、話をさえぎったり、決めつけて話を進めたりなど先読みすることなく、メンバーが最後まで話し終わるまで聞く姿勢でいるとメンバーも安心するでしょう。

ポイント2:メンバーに「特に話すことはないです。」と言われたときは

1on1ミーティングをいきなり実施した場合、何を話せばいいか戸惑うメンバーもいることでしょう。

またマネージャーとメンバーとまだ関係性が構築されてない場合、メンバーはどこまで話せばいいかわからず、後ろ向きの発言が出ることがあります。

そのようなメンバーに対しては、クローズドクエスチョン、オープンクエスチョンを使い分けることをオススメします。

ポイント3:クローズドクエスチョン(閉ざされた質問)

「YES」か「NO」のどちらかで答えることができる質問のことです。

難しい内容ではなく、簡単な質問でメンバーは答えることができます。

例)・現在の仕事に悩みはありますか? 答え)はいorいいえ

ポイント4:オープンクエスチョン(開かれた質問)

「どのような悩みがあるのか」など、考えて自由に回答する質問のことをさします。

あまり自分で考えることに慣れていないメンバーの場合は、はじめからオープンクエスチョンをすると「特にありません。」という回答になりやすいです。

例)・現在の仕事にどんな悩みがありますか? 答え)業務量が多く残業が多いです。

まずはクローズドクエスチョンで質問に答えるということに慣れてもらい、オープンクエスチョンに徐々に移行するとスムーズに対話ができるでしょう。

ポイント5:実施中の注意点

先ほどもありましたが、メンバーが話をしている途中で先読みしてしまったり、話の腰を折ったりせず、話し終わるまで待ちましょう。

また、質問攻めになってしまうことにも注意が必要です。

追い詰められてると感じてメンバーが1on1に対して消極的になってしまいます。

メンバーが話しているときは相槌を打ったり共感し、言語化が難しく言葉が出てこないときはフォローするなど、メンバーが話しやすいようにするように心掛けましょう。

1on1ミーティングで使える具体的な話題・質問

貴重な時間を成功させるために事前の話題の準備が重要です。

1on1ミーティングで使える話題・質問

メンバーの現状、年齢や勤務年数など、一人一人に合った話題選びが大切です。

ここからは、実際に使える具体的な1on1ミーティングの質問と流れをご紹介します。

1:プライベートについて

1on1ミーティングの開始すぐに将来についてなどは話しにくいです。

まずは、アイスブレイクとして休日の過ごし方や趣味など仕事以外の話題を出しましょう。

お互いの個性や考え方を知り距離が縮まり、メンバーも話しやすい雰囲気になります。

  • 休日はどのように過ごしていますか?
  • 趣味や、ハマっていることはありますか?
  • 最近、あったよいことはなんですか?

2:体調やメンタルなど健康について

メンバーの持病や体調・ストレス状況などは知っておく必要があります。

メンバーの心身の健康状態を知ることは今後、仕事を長く続けてもらえるか、どういったサポートをすればよいのかの判断材料になるからです。

  • 休日はリフレッシュできていますか?
  • 業務量は適切ですか?
  • 人間関係で困っていることはありますか?
  • 体調で不安なことはないですか?

3:モチベーションについて

現在の業務に対するモチベーションや、やりがいについて質問をする際は、意外かもしれませんが、まずはネガティブな質問をするのが効果的です。

モチベーションが下がる原因を引き出し、特定できたらフィードバックし解決へ向かいます。

その後ポジティブな質問をしさらにモチベーションを高め、日々の仕事へ対する姿勢を褒め、認めることでメンバーの自信につながりモチベーションを保つことができます。

  • 最近、業務で困っていることはありますか?
  • 業務で自信がないことや、不満、不安に思っていることはありますか?
  • モチベーションが下がったと感じるときはどんなときですか?
  • 最近、やりがいを感じたことはどんなことですか?
  • うまくできたと思うことは何ですか?
  • 仕事をしていて楽しく感じることはどんなときですか?
  • モチベーションが上がったと感じるときはどんなときですか?

4:業務と組織全体の課題について

普段の業務では話せない、メンバーが個人的に課題に思っていることを中心に質問していきます。

メンバーにとっては少し話しにくい内容でも、マネージャーが真摯に向き合うことで、働きやすい環境づくりにつながっていきます。

  • 業務で感じる課題はありますか?
  • 組織・チームで感じる課題はありますか?
  • マネージャーへ、要望や改善に向けての提案などありますか?
  • 一人で抱えている問題はないですか?

5:将来や目標の設定について

こちらの項目はメンバーが描いてる将来のビジョンや、目標について掘り下げます。

着地点のポイントは、会社やチームの方向性を共有し組織とメンバーの目標が同じ方向性になるようにすり合わせることです。

  • 個人的に設定している目標を教えてください?
  • 1年後、どのようなキャリアを持っていたいですか?
  • 組織の中で将来どのようなポジションを希望しますか?
  • 自己評価をするなら、10点満点中何点ですか?

6:スキルアップ・キャリアサポートについて

メンバー自身の成長やキャリアビジョンについて、マネージャーや会社でできることをサポートできることを模索します。

メンバーが自発的に向上心を持ち、これからのキャリアについて考えるきっかけになります。

特にキャリアビジョンをまだ描けていないメンバーの場合は、今行っている業務で自分に向いていると感じることや、頑張っていること、こだわりなどを掘り下げ、今後の目標設定を促しましょう。

以下に、スキルアップの質問例を紹介します。

  • 自分の得意なこと、強みは何ですか?
  • 今、頑張って取り組んでいることはどのようなことですか?
  • 目標とする人、ポジション、職種などありますか?
  • どのような課題と今後向き合っていきたいですか?
  • 将来のキャリアビジョンを教えてください。

7:企業の戦略、方向性の共有

最後に、会社の戦略や方針をメンバーに伝え共有します。

それに伴いメンバーにどのような動きをしたらよいかを考えてもらうことで、自分で考える力を身に付けてもらいます。

  • 経営戦略、会社の方針を分かりやすく伝える
  • 会社の戦略や指針に対してマネージャーの考えを共有する
  • それに伴い組織、チームに必要なことを話し合う
  • メンバーに必要な今後の動きを話し合う

1on1ミーティングの3つのベネフィット

1on1の具体的な質問と流れを説明してきました。

ここでは、効果的な1on1ミーティングを行うことで得られる3つのベネフィットをまとめます。

ベネフィット1:メンバーの目標設定・モチベーションアップ

メンバーの状況を確認することで、メンバーひとりひとりに合った目標を設定できます。

メンバーの能力や現在の業務に対する想いやモチベーションを元に、成長を目指した目標設定をすることで生産性を高められるでしょう。

また1on1ミーティングを継続的に行うことで、メンバーがマネージャーに対して自分のことを理解してくれていると感じると、自身の考えや意見を躊躇なく発信できるようになります。

メンバーは、仕事に対してのびのびと能力を発揮でき、モチベーションを高く維持することができるでしょう。

ベネフィット2:マネージャーとメンバーとの信頼関係の構築

1on1ミーティングを行うことで、マネージャーとメンバーは改めて向き合い、より理解し合えるようになります。

今までお互い気を遣っていたことや、誤解していたことが解消されるなど、相互理解が深まるのです。

実施回数を重ねるたびに信頼関係が生まれると心理的安全性が高まり、メンバーはよりよいパフォーマンスを発揮するでしょう。

さらにGoogleが社内で実施した調査によると、心理的安全性が高い社員は、離職率が低いということが明らかにされています。

離職は、人間関係、給料が低いなど複合的な要因で起こることが多いですが、1on1ミーティングの目的を通して要因を事前に把握することで離職率の低下が期待できます。

出典:Google『「効果的なチームは何か」を知る』

ベネフィット3:業務・組織の課題解決

メンバーのための1on1ミーティングと強調してきましたが、実はマネジメントをしているマネージャーにとってもベネフィットはあります。

メンバーの能力や進捗状況がわかると、組織全体で見たときの課題も見えてくるのです。

メンバーひとり一人の課題を洗い出すことで、組織の成果が出ていない原因が見つかるかもしれません。

メンバー同士の人間関係、業務に対する考えの相違など個人それぞれの意見を把握することで、組織の課題解決とアクションプランが明確になり、業績の向上につながるでしょう。

1on1ミーティング効果の測定方法

1on1ミーティングを導入した後、モチベーションやメンバーの成長などの定性的なものは数字で測定できるものではありません。

組織、チームまたは会社にとっての効果測定はどのようにしたらよいのでしょうか。

エンゲージメントスコアを比較する

エンゲージメント計測ツールなどを利用し、スコアを比較し測定する方法があります。

マネージャーとのコミュニケーションが増え長期的な視点が共有されるようになると、評価への納得度の高まりなどエンゲージメントスコアが向上したという例があります。

退職者数・異動相談数を比較する

1on1ミーティングを継続的に実施した場合、退職者数と異動相談数を年間で比較し離職率を抑えられているかで測定できます。

退職を考えている社員に対しても1on1ミーティングで相談してもらうことで、1か月前にいきなり退職届を出すという事態が減るでしょう。

メンバーにアンケートを取る

直接、メンバーに1on1ミーティングを導入してどう感じているか、内容やマネージャーの質問は適切かアンケートを取ることで正しく行えてるかを測定します。

メンバーにとって、よりよい時間になっているか知ることができるでしょう。

継続的な実施が必要

ミーティングは貴重な勤務時間を割くためマネージャーとメンバーの負担は大きいです。

そのため、効果が出るまで実施されず自然と消滅する事例が多くあります。

しかし、時間を掛けて継続することで信頼関係も生まれてきます。

すぐに組織やチームに変化が起きるものではないですが、継続しないと効果はあらわれません。

まとめ|メンバーの成長と信頼関係の構築

1on1ミーティングの実施の目的とその効果についてご紹介しました。

1on1ミーティングの目的は「メンバーの業務における生産性を高めること」です。

そのために、下記のようなアプローチでメンバーと対話をしていくのです。

  • 必要な業務サポート
  • 仕事への動機付け
  • 成長促進のためのフィードバック

1on1ミーティングは1回で効果を実感できるものではないため、継続的に実施し効果を測定するとよいでしょう。

環境が急激に変化する時代の中で、企業は組織全体のパフォーマンスを上げるために、メンバー一人ひとりの成長と能力を発揮するための対策が求められています。

組織全体をよくするためにも、1on1ミーティングを導入することをオススメします。

もし、1on1ミーティングの実施に自信がない、内容の質を高めたいという場合は、ツールを導入し効果的に1on1ミーティングを実施しましょう。

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