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【もう迷わない】1on1ミーティングの適切な頻度とは?

「適切な1on1ミーティングの頻度がわからない」

とお悩みの方はいませんか?

人や企業によってやり方や目的も違うのが1on1ミーティングなので、1つの正しい答えがあるわけでありません。

しかし、一般的には効果的に週に1回に30分程度行うのが良いとされています。

この記事では、1on1ミーティングの一般的な頻度とその背景にある理由について説明しています。

適切な1on1ミーティングの頻度を知り、効果的な運用をしていきましょう。

また、こちらの資料では、弊社ならではの1on1ミーティングのノウハウを紹介しています。

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1on1ミーティングの最適な頻度とは?

1on1ミーティングの適切な頻度は、その目的や参加者のリソース状況から逆算して考えるとよいでしょう。

例えば、深いコミュニケーションを取り仕事を円滑に進めたいと考えている場合、毎月1度だけの1on1ミーティングでは得たい効果はおそらく見込めません。

また、昼食を食べる時間もないほど忙しい状況なのに、週2回の1on1ミーティングではプラスの効果は見込めないでしょう。

この項では、下記について説明していきます

  • 頻度は週に1回に30分程度行うとよい
  • 2週間に1度1時間ではダメなのか?
  • 短時間でもいいのか?
  • 1on1ミーティングをなぜ頻繁に開催すべきなのか?

頻度は週1回に30分程度で行うとよい

一般的に、最適だとされている頻度は週1回に30分程度です。

1on1ミーティングはメンバーの業務遂行率上昇のために、対話を通じて課題の解決やモチベーションの向上、成長促進を目指します。

目の前の業務をこなしていくだけであれば、マネージャーとメンバー間での密なコミュニケーションは頻繁には必要ないかもしれませんが、1on1ミーティングは前述のような目の前の業務の遂行以上の目的があるので、1週間に1度はしっかりとコミュニケーションを取る時間を設けることが推奨されています。

また、目標数値などは週単位で分割されていることが多いので、目標に対しての課題や現状のモチベーションなどを確認する時間を毎週とることは有益と考えられています。

もちろん推奨の頻度ですので、ミーティング以外でも積極的にコミュニケーションを図っている人であれば、もう少し頻度を減らしても問題はないでしょう。

頻度をどのように決めればよいか分からないという方は、週1回に30分程度のミーティングを試してみて、自分たちに合った頻度に調整してください。

2週間に1度、1時間ではダメなのか?

1on1ミーティングを2週間に1度、1時間だけ実施することがダメということはありません。

しかし、1on1ミーティングは、一回一回のミーティングが完結しているのではなく、毎回のミーティングがつながっていてこそ効果を発揮します。

前回の内容を元に話を進めたり、次回に向けてこういったことを心がけて業務にあたりましょう、といったことが大切なのです。

そのため、1週間ごとだと期間が空きすぎず、ちょうどよい期間となります。

また、人が集中できる時間は最大で45分といわれているので、限界に達する前に30分程度でミーティングを実施するとよいでしょう。

短時間でもいいのか?

30分程度の1on1ミーティングが推奨されているとはいえ、場合によっては15分程度しか時間が取れないこともあるでしょう。

お互いの信頼関係ができており、15分でも十分なコミュニケーションを取れる場合には、ときには15分でも構いません。

しかし、1on1ミーティングの実施開始から間もない頃や、信頼関係ができていない場合には、30分しっかりと時間をとりましょう。

15分しか時間がないと、「少ない時間だから……」とメンバーが悩みや本音を言い出せない可能性があります。

メンバーのための時間を無駄にしないよう、効果的なミーティングにできるように、しっかりと時間をとるようにしましょう。

1on1ミーティングをなぜ頻繁に開催すべきなのか?

先ほども触れましたが、1on1ミーティングは1度に長い時間実施するのではなく、短時間で週1回程度の開催が推奨されています。

というのも、頻繁にマネージャーと対話の機会を設けることで単純接触効果の作用が働き、メンバーの心理的安全性が担保され、コミュニケーションの質が高まるからです。

また、一度に多くの時間をかけてミーティングをしても対話の中身が薄くなってしまう可能性も考えられます。

※単純接触効果とは複数回接触を繰り返すことで、興味や好意を持つようになることです。

1on1ミーティングを定期的な頻度で行うメリット

1on1ミーティングは、1度に長い時間実施するのではなく、短時間で週1回程度の開催がおすすめされています。

では、1on1ミーティングを定期的な頻度で行うメリットは何なのでしょうか。

メリットは以下の通りです。

  • コミュニケーション機会を作れる
  • 信頼関係の構築
  • メンバーの悩み・課題をリアルタイムで解決できる
  • メンバーの成長につながる

順に解説していきます。

コミュニケーション機会を作れる

人事評価面談のように一方的なコミュニケーションと異なり、1on1ミーティングは日ごろの悩みやキャリアを話す双方向のコミュニケーションです。

日ごろの悩みを伝えたり、率直なフィードバックを聞いたりするためには、マネージャーとメンバーが話しやすい関係である必要があります。

1on1ミーティングを実施すれば話す機会がグンと増加するため、話しやすい関係を構築できるでしょう。

また、普段忙しいマネージャーには「この程度のことで話すのは申し訳ない」とメンバーは感じているかもしれません。

しかし、マネージャーとしては少しの悩みでも相談してほしいと思うでしょう。

1on1ミーティングを定期的に行うことですれ違いも起きず、コミュニケーションをとれます。

信頼関係の構築

メンバーにとって、マネージャーは萎縮してしまう存在であることが多いです。

しかし、コミュニケーションの機会が増加し、仕事の話からプライベートの話までできるようになると、心をオープンにできるため信頼関係を構築できます。

信頼関係を築くことで、1on1ミーティングでも話しやすくなり、より効果が生まれるでしょう。

メンバーの悩み・課題をリアルタイムで解決できる

信頼関係がなく、コミュニケーションをとれていない状態では、メンバーが何に悩んでいるのか、どのような課題を抱えているのかを把握できません。

悩みや課題を把握できないと、大きな問題につながったり、離職してしまったりする可能性も高まります。

しかし、1on1ミーティングを定期的に行い、メンバーがマネージャーに相談できる環境があれば、トラブルを未然に防げます。

最適なタイミングでアドバイスもできるため、メンバーも仕事がしやすくなるでしょう。

なお、こちらの資料ではメンバーの現状の活性度を4つのタイプで紹介しています。

無料でダウンロードできますので、1on1ミーティングに臨む前にぜひ一度ご覧になって、メンバーとのコミュニケーションの質を上げる一助としてください。

【1on1入門】知っておきたいマネジメント・仕事スタイル 〜Vol.1 4つのタイプでメンバーを理解する〜

メンバーの成長につながる

1on1ミーティングを定期的に実施すれば、メンバーの悩み・課題を解決できます。

悩み・課題をすぐに相談でき、それに対するアドバイスをもらえれば、解決に向けた行動ができます。

迅速に課題解決に向けて動き出し、解決につながればメンバーの成長につなげられるでしょう。

また、マネージャーがメンバー1人ひとりを見てくれているという意識を与えられるため、仕事へのモチベーションアップも期待できます。

モチベーションが向上すれば、成果も出やすくなります。

メンバーの成長のためにも、定期的な1on1ミーティングは欠かせないと言えるでしょう。
また1on1ミーティングを効果的に実施するコツを下記の記事で解説しています。
1on1ミーティングでメンバーのやる気は向上できる?効果的に実施するコツを紹介

短時間でも1on1ミーティングの効果を発揮させる6つのコツ

1on1ミーティングの適切な頻度は週1回に30分程度と説明しました。

しかし、30分は雑談をしていればあっと言う間に過ぎてしまう時間でもあります。
そのため、1on1ミーティングに対しても少ない時間で最大の効果を出すための時間管理のコツを紹介します。

  • 余裕を持たせたスケジュール設定
  • 相手の情報を事前にインプットしておく
  • 実施目的の共通理解をもつ
  • 前回の振り返りは事前に済ませておく
  • アジェンダ通りに進められたか振り返る
  • 継続的に高頻度で行う

余裕を持たせたスケジュール設定

1on1ミーティングの実施にあたっては、時間に余裕のあるアジェンダを準備しましょう。

1on1ミーティングでは、対話が本題から逸れた時に、お互いに思わぬ発見や気づきがあるかもしれません。

事前に決められた要件以上のことを喋れるようなスケジューリングを心がけましょう。

基本的には、メンバーが主として話すので、メンバーがアジェンダを用意します。

特に1on1ミーティングをはじめたばかりの頃は、メンバーが話したい内容をてんこ盛りのアジェンダを作ってしまうことがあるので、マネージャーがメンバーと相談しつつトピックを取捨選択し、アジェンダに入りきらないものは次回に回すなどをして調整しましょう。

相手の情報を事前にインプットしておく

1on1ミーティングを円滑に進めていくうえで、大事な情報は事前にインプットしておきましょう。

ここで指す大事な情報としては以下のようなものがあげられます。

  • メンバーの簡単なプロフィール
  • 業務に望む態度
  • ほかメンバーとの関係性
  • 仕事に関するフィードバックすべき事項

例えば、はじめて話すメンバーやマネージャーと1on1ミーティングを行う場合は、その人の人柄や興味関心などの基礎情報があると話しやすいです。

ほかにも、キャリア相談を目的とした1on1ミーティングをする場合は、メンバーがどのようなキャリアを描きたいと考えているのかなども知っておくとよいでしょう。

事前に設定した目的に合わせて、どのような情報があったら、円滑に対話を進められるかを考え事前に情報を収集しておきましょう。

1on1ミーティングを実施する準備として、下記の記事で紹介されているような「予習シート」を作成しておくと便利です。

実施目的の共通理解をもつ

目的がわからず参加するミーティングほど、何をしてよいかわからず無駄だと感じてしまうものはないと思います。

事前研修や一回目の1on1ミーティングで、その全体としての実施目的をマネージャーとメンバーの双方で共通理解を作れておくと、余計なすれ違いなどが起こらずにスムーズに対話が進みます。

また、アジェンダにそれぞれの回ごとの目的を記載しておけば、その日に主として話したい内容がわかるため、アジェンダから大きくずれた対話にならないでしょう。

前回の振り返りは事前に済ませておく

アイスブレイクや話の取っ掛かりとして、前回ミーティングの振り返りをするといったことはあるでしょう。

決して悪いことではないのですが、もし前回ミーティングの内容を思い出すためだけの振り返りなら、事前に前回ミーティングの議事録を読むことで省略できます。

当日の1on1ミーティングでは、前回の対話を踏まえてどのような行動をしたのか、どういった結果になったのかに焦点をおいて話せるとよいでしょう。

アジェンダ通りに進められたか振り返る

意外とないがしろにされてしまうのが、アジェンダ通りに進められたか振り返ることです。

1on1ミーティングは相手がいて成り立つものなので、相手の特徴や話し方に合わせて時間管理を見直す必要があります。

また、毎回のミーティングでどのような点で時間を使ったのかを反省することで、対話の質も向上します。

継続的に高頻度で行う

1on1ミーティングを継続的に高頻度で行うというのは、時間管理の面でもメリットがあります。

第一に、前回に話した内容を忘れることが少ないので、振り返りがスムーズに進みます。

また、緊急性の高くない話題などは、アジェンダによっては次回に回すといった判断ができます。

これは、継続的に行われるといった前提がないとできないのです。

1on1ミーティングを定期的な頻度で実施する際の注意点

1on1ミーティングは定期的に行うことで効果を発揮します。

しかし、取り組み方によっては失敗につながる可能性もあります。

どのような点に注意すればいいのでしょうか。

目的を見失わないようにする

1on1ミーティングを定期的に行うことで実施に慣れてしまい、1on1ミーティングの目的が曖昧になってしまうことがあります。

目的を見失ってしまっては、適切な行動や対策が促せません。

もし、メンバーに課題があったとしても状況に合わせてコミュニケーションが取れなければ、成果が出にくいものとなってしまうでしょう。

内容が薄くならないように注意することが重要です。

ミーティング内容を記録する

マネージャーは複数のメンバーと1on1ミーティングを実施します。

複数人の悩みや課題を聞くと、どのメンバーがどのような課題を抱えているのかを忘れてしまう可能性があります。

もし、メンバーAの1on1ミーティングの際にメンバーBの悩みについて話されたらどうでしょう。

どれだけ丁寧に対応していたとしても、自分のことを見てくれていない・忘れていると感じ、信頼を一気に失ってしまいます。

1on1ミーティングの内容はしっかり記録し、1on1ミーティングの前には内容を確認するようにしましょう。

1on1ミーティングを適切な頻度で行い最大のメリットを享受しよう

1on1ミーティングの最適な頻度は一般的に週1回で30分程度です。
しかし、各社の目的や状況の違いがあるため、実際に1on1ミーティングを実施していくなかで自社にあった頻度を見つけていくのがよいでしょう。

定期的に1on1ミーティングを行うと、メンバーとの信頼関係を構築し、メンバーの成長につなげられるなどのメリットがあります。

ぜひ適切な頻度で、効果的な1on1ミーティングを実施してください。

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reviiコラム編集部

revii(リービー)のサービス企画・運用に携わるメンバーが、組織改革やマネジメント育成、1on1ミーティングなどで役立つ情報・HowToを発信しています。
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