1on1ミーティングを実施する目的
現代社会において、1on1ミーティングを実施する企業は、多くあります。
当たり前になってきた1on1だからこそ、実施する目的を見失っている可能性もあります。
目的を見失ってしまうと、ミーティングの時間が雑談で終わってしまう場合もあるでしょう。
「1on1ミーティングがうまくいかない」と感じたときは、まず基本に返って実施の目的を思い返すのも1つの策です。
1on1ミーティングの時間をよりよいものにするために、実施の目的に対して理解を深めましょう。
生産性の向上
1on1ミーティングの目的の1つに生産性の向上があります。
生産性の向上は、組織にとって重要です。
よって、1on1ミーティングの目的を生産性の向上に重きを置いている企業も多いのではないでしょうか。
生産性向上に必要なもの
- メンバーの自律的な行動を促す
- 風通しのよい社風づくり
- 離職率の低減
上記3つは1on1ミーティング実施の際に、生産性向上のスモールゴールとしてあげられる項目です。
また、どれも組織の生産性の向上に関係しています。
組織の強化をはかるためにも、生産性の高い組織のづくりは欠かせないのです。
よって、生産性の向上を目的とした1on1ミーティングの実施は、現代の組織にとって重要な目的といえるでしょう。
エンゲージメント向上
エンゲージメントとは、相互の心理的な距離を指します。
1on1ミーティングを通じて、マネージャーや会社から継続的なサポートをメンバーは得られます。
課題を解決し、成長を実感できると、仕事が楽しく生き生きとした状態となり、エンゲージメントが向上するのです。
エンゲージメントが向上すると、メンバーの自主性や業務の遂行効率が高まり、売上増加にもつながりやすいです。
従業員1人ひとりのエンゲージメントが会社全体に影響するため、多くの企業で1on1の目的として“エンゲージメント向上”が設定されます。
信頼関係の構築
信頼関係の構築も、1on1ミーティングの実施において重要な目的です。
理由は、メンバーとマネージャーによる信頼関係の構築は、組織を円滑に回すために必要だからです。
メンバーとの信頼関係が構築できてきると、急なアクシデントにも強い組織となります。
また、マネージャーからのフィードバックに対して前向きに理解を深めてもらえるのです。
1on1ミーティングの実施は、変化の多い現代社会において、強い組織をつくる目的もあるのです。
1on1でメンバーから話すことがないと思われる原因
メンバーから話すことがないと思われるのは、下記の3つの理由があります。
- マネジメントスキルの不足
- 1on1を実施する目的が共有できていない
- メンバーと信頼関係の構築が十分にできていない
マネージャー自身ができていると思っていても、不十分な可能性もあります。
会話に困る前に、原因に対する理解を深めましょう。
マネジメントスキルの不足
メンバーに「1on1ミーティングで話すことがない」と感じられないためには、マネジメントスキルを磨くと効果的です。
マネジメントスキルとは、ヒト・モノ・カネをうまく使って組織における成果の最大化をはかることです。
よって、マネージャーには、主に下記の4つが求められます。
- コミュニケーション能力
- 分析力
- 意思決定力
- 管理能力
また、マネージャーのマネジメントスキルによって、メンバーの自律性が大きく変化します。
メンバーが、自律的に行動ができる状態になると、自然と1on1ミーティング中の会話も多くなるでしょう。
1on1ミーティングの実施において、マネージャガー身につけておくとよいスキルは、以下の記事でより詳しく解説しています。
『1on1ミーティングで必要なスキルとは？スキルの磨き方もご紹介』
1on1を実施する目的が共有できていない
1on1ミーティング実施の目的を共有できていない場合、会話が続かない可能性があります。
1on1ミーティングの実施の目的を理解できていないと、メンバーは、何から話しをすればいいのか分からない場合があるのです。
目的と異なった会話ばかりでは、1on1ミーティングが無駄な時間となってしまいます。
よって、1on1ミーティング実施の目的を共有することは、非常に重要なのです。
メンバーと1on1ミーティングの目的に理解を深め、効果の実感できるミーティングを実施しましょう。
また1on1ミーティング話すことがないと、ならないためにも準備を徹底したいものです。
以下の記事では、1on1ミーティングに必要な準備やポイントを解説しています。
気になる方はご覧ください。
『事前準備が9割！効果的な1on1の進め方と6つのポイントを解説』
メンバーと信頼関係の構築が十分にできていない
信頼関係の構築が不十分だと、メンバーが会話に参加しない可能性があります。
1on1ミーティングは1対1で実施するミーティングです。
閉鎖された空間で実施した場合は、緊張感もより高まるでしょう。
一般的に信頼できる相手には、些細な内容の話しや、プライベートな話しもできます。
逆に、信頼できない相手とは、あまり深い話しはできないものです。
初対面の人と2人になってしまった場合、このような経験をされたかたも多いのではないでしょうか。
また、信頼関係の構築が十分にできていると、注意や指摘もメンバーがポジティブに受け入れてくれます。
マイナスなフィードバックにも「自分のために言ってくれているんだ」とメンバーに感じてもらえるのです。
信頼関係の構築により、お互いの発言をポジティブに受け取り合えると、長期的によい関係も築けるでしょう。
1on1ミーティング実施におけるポイント
1on1ミーティングの実施にはポイントがあります。
本章では、下記の3つのポイントに注目して、説明をします。
- 傾聴の姿勢をとる
- メンバーの発言を否定しない
- 適切なフィードバックを実施
ポイントを押さえるだけでも、1on1ミーティングは変わります。
また、上記3つのポイントを実施すると、メンバーとよい関係も築けるのです。
よって、お互いに“話すことがない”と感じる機会も減少するでしょう。
傾聴の姿勢をとる
1on1ミーティングの実施において、傾聴の姿勢は重要です。
また、マネージャーが闇雲に話しを続けると、逆効果となる場合があるので、注意しましょう。
メンバーの話に傾聴の姿勢を向けると、メンバーが話しをしやすい環境が作れます。
1on1ミーティングの会話は、メンバーが進めていくのが理想的といわれています。
傾聴によって、マネージャーは、メンバーへの理解を深めることができるため、
1on1ミーティングを実施するにあたり重要な項目といえるでしょう。
しかし、ミーティングの最中に、ただ話しを聞いていればいいのではありません。
相手が話しやすくなる相槌も、傾聴の姿勢における重要なポイントなのです。
メンバーの発言を否定しない
1on1ミーティングの実施において、メンバーの発言を否定してはいけません。
主な理由は、発言を否定されるとメンバーが話しにくくなるからです。
そして、メンバーが、マネージャーに対して「どうせわかってもらえない」と感じはじめると、1on1ミーティングの実施に消極的になる恐れがあります。
また、相手の発言を否定する行為は信頼関係に影響します。
否定癖があると自身で感じているマネージャーは、メンバーを否定するリスクに理解を深める必要があります。
1on1ミーティングの効果が現れないと感じているマネージャーは、普段から自分自身を客観的に観察をするのも効果的です。
適切なフィードバックを実施
適切なフィードバックは、1on1ミーティングの実施において、重要なポイントです。
特に、ネガティブなフィードバックの際は、タイミングと言葉を選び実施する必要があります。
ネガティブフィードバックは、メンバーとの関係性や伝え方によって、相手の捉え方が変わりエンゲージメントによくない影響を与える可能性があります。
しかしフィードバックを適切に行えれば、メンバーは気づきを得られ成長の糧に変えられるのです。
フィードバックする際は、他のメンバーと比較した指摘や人格・の能力を否定する内容は避けましょう。
またフィードバックを行うのに慣れるまでは、フィードバックの型を活用し方法を統一すると上達が早くなります。
フィードバックの方法や効果的なフィードバックをするためのポイントを次の記事でわかりやすく解説しています。
1on1で効果的にフィードバックを行い、メンバーを成長に導きたい方はご覧ください。
『1on1ミーティングでフィードバックは必要？効果的な実践例をご紹介』
「話すことがない」と感じたら
1on1ミーティングの実施において、メンバーと「話すことがない」と感じたら、下記の2つを実施すると効果的です。
- アイスブレイクの実施
- メンバーの心身の健康チェック
上記2つは、メンバーの成長を促すものとは違います。
しかし、1on1ミーティングを実施するうえで、重要な役割があります。
本章では、アイスブレイクやメンバーの心身健康チェックが、メンバーとの会話にどのような役割を果たすのか、説明します。
アイスブレイクの実施
アイスブレイクは1on1ミーティングにおいて、メンバーの緊張を和らげる役割があります。
特に、1on1ミーティングに慣れていないメンバーには有効だといえます。
アイスブレイクの内容は特に決まりはありません。
「週末なにしていた？」「髪型変えた？」といった日常会話でいいのです。
しかし、緊張しているメンバーに質問攻めとなってしまうと逆効果な場合があります。
まずは、自分の日常的な話から入った後、メンバーに話しを振るのがおすすめです。
また、メンバーの緊張を強く感じた場合は、緊張に理解を示しましょう。
そうすることで、メンバーが話しやすくなるのです。
そして、アイスブレイクにも注意点があります。
それは、1on1ミーティングが、雑談で終わってしまう可能性です。
1on1ミーティングを雑談で終わらせないためにも、アイスブレイクの時間は、あらかじめ決めておきましょう。
メンバーの心身の健康チェックを実施
メンバーの心身のチェックは、1on1ミーティングにおいて重要な役割があります。
1on1ミーティングは、視覚・聴覚を使ってメンバーの体調を観察できます。
また、普段からメンバーの体調のチェックを取り入れることにより、早くメンバーの不調に気がつけるのです。
“身体は資本”とはよくいったもので、心身の健康があってこそ、日々の業務ができるのです。
ある程度、信頼関係が構築されていると少しの体調変化も伝えやすくなります。
そのため、体調悪化の予防にもなります。
よって、1on1ミーティングでメンバーの体調を伺う習慣があると、結果的に生産性向上へとつながるのです。
以下の記事をご覧になると、1on1ミーティングで話すことがなくて困惑してしまうなどを回避できます。
ご参考になさってください。
『1on1ミーティングで話すことは4つのフェーズに沿って考える』
会話が続かない主な原因
最後に、会話が続かない主な原因について説明します。
会話が続かない主な原因は、下記の2つです。
- 話しづらい雰囲気
- メンバーのモチベーション
また、メンバーと会話が続かない原因は、マネージャーのみにあるのではありません。
本章では、1on1ミーティングにおける会話が続かない原因と、改善策について説明します。
客観的に課題を把握できると、改善しやすくなる場合があります。
メンバーとの会話に悩む方は、最後まで読み改善策を実施しましょう。
話しづらい雰囲気
メンバーが話しづらいと感じる原因の1つに“話しづらい雰囲気”があります。
特に、1on1ミーティングに慣れておらず、緊張している場合や、思い込みでマネージャーを怖いと感じている場合です。
また、1on1で会話をするという行為自体にハードルを感じているメンバーも多いのではないでしょうか。
話しづらい雰囲気を払拭するには、前述した、アイスブレイクが効果的です。
日常会話から入ることにより、会話のハードルを下げてみましょう。
次に、難しい横文字や専門用語を封印して、相手が理解しやすい会話を意識するのもおすすめです。
単語が難しい会話の場合、メンバーは会話に対する理解が追いつかないのです。
よって、メンバーに“失敗の体験”をさせてしまうことになります。
失敗の体験が続くと、1on1ミーティング＝嫌な時間となりかねません。
そのため、メンバーが話しをしやすい雰囲気づくりに気を配りましょう。
メンバーのモチベーション低下
メンバーのモチベーション低下は、1on1ミーティングの会話に影響します。
また、モチベーションの低下は、会社のみで生じるのではありません。
プライベートも関係している場合もあるのです。
このような場合は、何がモチベーションの低下を生み出しているのかをできる限り聞きましょう。
しかし、デリケートな問題を含む場合もあるので、無理に話させようとしてはいけません。
メンバーが自分から話してくれる雰囲気を作り出すのです。
また、「何か元気ないね」「大丈夫？」といった言葉をかけるだけでもいいのです。
メンバーに辛いことがあれば寄り添い、最大の力を引き出すことが、マネージャーには求められるでしょう。
信頼関係の構築が、メンバーの会話を引き出す鍵となる
1on1ミーティングにおける会話の鍵は、信頼関係です。
信頼関係が順調に構築されると、メンバーの会話を引き出しやすくなるからです。
そのため、まずは、信頼関係の構築に注力した1on1ミーティングを心がけましょう。
しかし、信頼関係の構築は1日でできるものではありません。
定期的に実施される1on1ミーティングで、少しずつ確実に構築する必要があるのです。
マネージャーとメンバーが互いに信頼のおける関係にあると、些細な事柄でも話題に上がります。
結果として、1on1ミーティングの時間がより充実した時間となるでしょう。
