1on1ミーティングとは?
1on1ミーティングとは、週に1回か、月に1回程度、マネージャーとメンバーが1対1で行うミーティングのことで、世界的に注目を集めている人材育成施策です。
昨今社員は仕事をする意味や目的を求める傾向にあるため、メンバー1人ひとりとコミュニケーションをとり、組織として目指す方向の共通認識をもつことはトラブルの削減や、業務改善の効果があります。
また、人は言葉を発することではじめて気づくことも多いといわれています。
1on1ミーティングの中でできたこと、失敗したこと、悩みを話していく内にメンバー自身が自ら気づき、マネージャーがフィードバックすることによって成長していくのです。
1on1ミーティングはマネージャーにとっても、情報収集やメンバーに対しての理解度を向上できる場となるので価値のある時間になることでしょう。
このように1on1ミーティングを通して、よい経験学習サイクルが生まれるので、社内の活性化につながっていきます。
びっくり退職とは?
びっくり退職とは、メンバーが相談なく、に突然退職してしまうことを表した言葉です。
メンバーとの信頼関係が築けていると思っていたのに、それが思い込みだったとなると、ショックを受けるでしょう。
ただ、終身雇用が崩れて行く中、退職や転職のハードルは下がってきているので、今では、だれが・いつ辞めるかわかりません。
びっくり退職は、コミュニケーションの機会・質・量が低下していることが原因だといわれています。
近年の働き方は、効率を重視し、短時間でどれだけ生産性を上げていくか、ということが中心になってきています。
裏を返せば、コミュニケーションをとる機会がかなり減っているのです。
コミュニケーションを怠ると、相手が感じたことを直接聞く機会や、そのときの表情や仕草といった非言語的表現を感じ取る機会も減ってしまうので注意が必要です。
メンバーがびっくり退職する兆候
退職を考えているメンバーは、気付かれて引き止められることを避ける傾向が多いです。
そのため急に言い出されびっくりしますが、退職を考えているメンバーはかならず兆候があります。
その場合、行動に変化が見られるため、注目すべき兆候のポイントをご紹介します。
急に物わかりがよくなった
退職を考えているメンバーの兆候として、急に物わかりがよくなるケースがあります。
普段は、仕事や業務に対し積極的にアイディアの発言や改善に取り組んでいたメンバーが、発言せず無関心な態度が見られるようになった場合は、退職を考えている兆候です。
退職を考えていると、仕事に対してモチベーションが低下しているため、会議などでも無口になり存在感がうすくなります。
また、自分の評価も関心度が低下する傾向があります。
プロジェクトや仕事に対する自分の評価や昇進、昇給へも興味がうすれ、リアクションがない場合は退職への兆候です。
そのため、人事評価などの面談で評価に対する意見や態度に注目してみましょう。
仕事の質が低下する
びっくり退社をするメンバーの兆候に、仕事の質の低下があります。
退職を考えていると、やりがいやモチベーションの低下により、今までしっかりとこなしていた業務が投げやりになる場合があります。
また、退職を考えているメンバーは、会社やマネージャーへの忠誠心も低下しており、会社からも気持ちが離れているため、細かな業務連絡や報告などを怠る傾向が見られるでしょう。
そのため、小さな報告漏れから大きなトラブルが発生するかもしれません。
このように普段、メンバーの仕事ぶりから考えられないミスやトラブルの発生が続いた場合は、びっくり退職する兆候と考えてよさそうです。
対話の機会、頻度、量が少ない
びっくり退職をするメンバーは、マネージャーや周りのメンバーとの対話の頻度や量が減る兆候が見られます。
退職を決めているメンバーは、退職を気付かれることを避ける傾向にあるため、周囲とのコミュニケーションが低下します。
普段と違う言動が目立ってきたメンバーは、びっくり退社の兆候かもしれません。
そのため、日頃から各メンバーとコミュニケーションを心掛け、変化に気づく意識を持ちましょう。
1on1ミーティングでびっくり退職を減らせる3つの理由
ここ数年でリモートワークを導入した会社も多くなりました。出社しなくてもいいという半面、社員同士がオフィスなどで顔を合わせて会話する機会が減少したのも事実です。
ここでは、1on1ミーティングを活用することによって、びっくり退職を減らせる3つの理由を詳しく説明していきます。
心理的安全性を担保できるから
定期的に個人で話をする機会を設けることで、メンバーが相談や議論をしやすくなり、積極的に議論し納得したうえで目標に向かえるようになります。
心理的安全性の担保ができたメンバーは、安心して仕事に集中でき、個人のパフォーマンスの向上にもつながります。
また、心理的安全性が担保できると、メンバーは自身の意見や、気持ちを自由に表現しやすくなるのです。
1on1ミーティングでは、業務の内容や進行具合を知れますが、それ以上に大切なミーティング中のメンバーの思考癖や、感情の出方についても知れます。
そういったメンバーの思考癖などについて話すことで、問題解決の進め方に自らが気づき、納得してもらえるでしょう。
メンバーへの不干渉が減るから
優秀な人に対しては、仕事を任せっきりになってしまいがちです。
しかし、そのような人が淡々と仕事をこなすようになると、何のためにこの仕事をするのか、意味を見出せなくなり、次第に物足りなくなってしまうことがあります。
優秀な人、つまり、会社にとっては辞めてほしくない人ほど社外からの声もかかりやすいので、優秀なメンバーほどいきなり退職してしまうのです。
1on1ミーティングをすることで、メンバーが考えていることや今感じていること、どのようなやり方で成果を上げているのかを教えてもらう機会を意識的に作れます。
相手が話を聞いてくれると、メンバーは自分を認めてもらえていると感じられます。
そして信頼関係が構築され、よいサイクルが生まれるため、びっくり退職を減らせるのです。
びっくり退職の兆しに気づけるから
1on1ミーティングではびっくり退職に気づけます。
相手の表情や声のトーンに気を付けるのはもちろん、意欲的に対話をしているか、にも注目してください
以前は反対や意見をし、議論していたのに急に物わかりがよくなった、というような状態はかなり危険な状態です。
意見を言わなくなったので「仕事を理解できるようになってきた」と勘違いせず、まずは社員の期待に沿ったコミュニケーションを心がけましょう。
このときに「指示通りにやりなさい」という一方通行なコミュニケーションでは、社員も悩みを打ち明けたり、弱みを見せにくくなります。
対話をしやすい環境を整えれば、自然とメンバーが出しているびっくり退職の兆しに気づけるのです。
こちらの資料ではメンバーの現状の活性度を4つのタイプで紹介しています。
無料でダウンロードできますので、1on1ミーティングに臨む前にぜひ一度ご覧になって、メンバーとのコミュニケーションの質を上げる一助としてください。
「【1on1入門】知っておきたいマネジメント・仕事スタイル 〜Vol.1 4つのタイプでメンバーを理解する〜」
1on1ミーティングでびっくり退職を減らせた事例
実際に1on1ミーティングを活用してびっくり退職を減らせて事例を紹介します。
この2社に共通している点は、1on1ミーティングを実施し、そこから課題を見つけ、1つずつ解決した結果、びっくり退職を減らすことに成功した点です。
1on1ミーティングをした事実だけに満足せず、そこからその会社に合った解決方法を見つけることが重要です。
面談で退職数を減少:株式会社サイバーエージェント
株式会社サイバーエージェントは、2005年頃から評価制度をバージョンアップさせたような形の1on1ミーティングを推奨し、人事評価にメンバーの納得度が高い部署とそうでない部署の違いを調べました。
その調査の結果、納得度の高い部署は下記を行っていることがわかりました。
- 週1回か、月1回程度、マネージャーとメンバーが対話をしている
- 普段から目標の進捗についての確認を行っている
- お互いのよい点を認めあっている
一方、納得度が低い部署は、マネージャーとメンバーで対話をほとんどしていないということも発覚しました。
そこで1on1ミーティングのやり方を全社的にレクリエーションを行い、成果の振り返りを行いました。
今後の動き・そして中長期でのキャリアの話、この3つをメンバーに伝えた後は、マネージャーは聞き手に徹するという方法の1on1ミーティングを導入します。
その結果、マネージャーとメンバーの双方から「安心する」という声があがり、数年で一気にびっくり退職が減少したのです。
このように1on1ミーティングをうまく活用すれば、お互いの意見を擦り合わせることで、成果に対する合意ができ、何に注力するべきかが明確になり、退職率が下がるのです。
CSの離職率を20%→0%にしたテモナ株式会社
社員の生産性を上げられたカスタマーサクセス(CS)部門にて、離職率20%減を実現したテモナ社の例を見ていきましょう。
テモナ社はサービスの急上昇と比例して、ユーザー数も増加。
それにより、社員の業務が増加し、社内の雰囲気が悪くなっていったそうです。
そこで、対策として1on1ミーティングを実施しました。
具体的に下記2つを実施した結果、社員のコミュニケーション強化や、教育体制の整備等の22個もの課題を見つけ出しました。
- 現状課題を把握するために1人ひとりと1時間の1on1ミーティング
- アジェンダを用意して話し合う
そしてこの1on1ミーティング実施によって、浮かび上がった課題の1つであるコミュニケーション強化のため、朝礼・夕礼の時間を事務的な会話だけの10分間から報告10分、コミュニケーション20分の合計30分に変更したのです。
このように取り組んだ結果、社員が積極的に発言するようになり、発生している課題に対して全員で考えるようになりました。
1on1ミーティングをきっかけに社員同士の会話から結束力がうまれ、びっくり退職を削減できたのです。
1on1ミーティングで退職者を減らす3つのポイント
メンバーの考えや感情を聞き出す
1on1ミーティングでは、マネージャーがメンバーに話をする際、つい、進捗確認になってしまいがちです。
1on1ミーティングでメンバーの考えや人としての感情を引き出す1つの手段としておすすめなのが、業務レベル・個人レベル・組織レベルに対して現在・過去・未来の対話をすることです。
この会話の内容はメンバーが準備をしてもらいましょう。
業務の内容からその人の考え方や気持ちを聞き出していきます。
「満足感」「成長感」「安心感」のような「~感」という表現言葉をうまく使い、感情を聞き出すことも一つのテクニックです。
とにかくメンバーに話し尽くしてもらい、メンバーが言葉にすることで自分の課題に改めて気が付き、その中で話した内容に対してのコミットメント意識を持ってもらうこともできるのです。
こちらの資料ではメンバーが主体的に話せるトピックの順番を紹介しています。
無料でダウンロードできますので、ぜひご覧ください。
「【1on1入門】知っておきたいマネジメント・仕事スタイル 〜Vol.3 メンバーが1on1に主体的になるために〜」
定期的に継続して行なう
1on1ミーティングにおいて、重要なポイントは定期的に行うことです。
ヤフーやクックパット等、多くの大手企業は、一週間に一度、1on1ミーティングを実施しています。
その理由は、短いスパンで1on1ミーティングを行うことで、「目標に対するギャップが生じて社員が困っていないか」といった一見周りが気づかない不安要素に対して、社員がため込まなないように1つずつ確認していけるのです。
ロゴスウェア株式会社は、いつでも、誰とでも、何についてでも1on1ミーティングを実施してもよいそうです。
かなり思い切った取り組みですが、個人で作業を進める印象が強いエンジニアやCS部門の社員にこそ、このような取り組みは、双方に安心感が生まれます。
両者がミーティングの目的を認識する
目的をどちらか片方だけが認識している状態では、1on1ミーティングの効果を最大に活かせないでしょう。
なぜなら、マネージャーとメンバーが1対1で会話をすると、対話ではなく、情報確認になってしまいがちだからです。
業務の解決について会話をするのではなく、「業務を通じて、どのように感じたか」のような、対話に意味があるのです。
「業務に対して引っかかることはないか」「モヤモヤとすることはないか」を尋ねていくことで、メンバーが自分の考えを明確にし、言葉にできます。
言葉にすることでメンバーが自分の考えに気づけて、サポートして欲しいことをマネージャーに依頼できる流れが生まれるのです。
『1on1ミーティングでメンバーのやる気は向上できる?効果的に実施するコツをご紹介』
退職数を減らすだけではない、1on1ミーティングの役割は?
ここまで1on1ミーティングによるびっくり退職の軽減効果について説明してきましたが、1on1ミーティングの効果はそれだけではありません。
ここでは、うまく活用することで得られる下記4つの効果について説明します。
- 社員の育成
- 業務のよい悪いを定期的に振り返っている
- 業務のPDCAを回せる
- 風通しのよい社風作り
社員の育成
1on1ミーティングを実施すると社員の育成にもつながります。
定期的に対話を続けると、社員の仕事に対する情熱や才能が開花します。
なぜなら話すことで、社員自身が、自分の思考の癖を理解できるからです。
ここで重要なのは、自身に解決方法を考えてもらう点です。
マネージャーが何でも先に教えてしまっては、社員の仕事に対する意欲も低迷してしまい、自分で考える力も育ちにくくなります。
社員の育成というテーマでは、一番避けたいマネージャーに対する依存につながりかねません。
定期的に取り組みに対するズレや課題を洗い出し、早い段階で手を打つことで、解決がよりスムーズになります。
こうした成功体験を、社員が感じられると、次の課題に対しても意欲的に取り組めるのです。
業務のPDCAを回す
PDCAとは、Plan(計画)Do(実行)Check(確認)、Action(改善)の四段階を繰り返して、業務を継続的に改善する方法です。
1on1ミーティングの得意とする点は、まず行動を起こしてから反省、改善をできる点です。
あらゆる企業が業務において重視してい“「業務のPDCAを回すこと”は、1on1ミーティングと相性がいいでしょう。
- 取り組んだ課題(Do)
- 成功した点(Check)
- 反省点(Action)
- 翌週の課題設定(Plan)
このように、PDCAを取り入れることにより、目標達成のために行動の質を高められます。
風通しのよい社風を作る
1on1ミーティングを取り入れることによって、風通しのよい社風作りを実現した企業もあります。
定期的に企業のビジョンや経営メッセージの浸透ができ、社員からの意見を取り入れられるからです。
風通しのよい社風だと、社員は自分の意見が言いやすく、自己主張もできます。
否定されない安心感は、社員1人ひとりが自分らしく仕事ができるため、社内の活性化につながります。
このように、社員の仕事に対するモチベーションが高く保たれると、パフォーマンスの質も高く発揮されるのです。
ここで注意すべき点は、マネージャーとメンバーがフランクな関係になりすぎると、返って社風は悪くなっていきます。
一定の距離は保ちつつ、適切なフィードバックができる関係こそ風通しの良い社風には欠かせません。
逆効果になってしまう1on1ミーティングの特徴
メリットが多い1on1ミーティングですが、適切な手順を踏まないと逆効果になってしまいます。
ここでは、1on1ミーティングのさまざまな失敗ケースをご紹介します。
目的を理解せずに実施している
繰り返しになりますが、実施する目的を両者とも理解していないと、逆効果となります。
目的がわからないまま1on1ミーティングをしては、マネージャーと何を話せばいいかわからず、メンバーは苦痛と感じる恐れがあるからです。
そのためにも1on1ミーティングを実施する目的は、メンバーの成長のためやチームの生産性のためなど具体的に伝え理解してもらう必要があります。
双方向のコミュニケーションができていない
1on1ミーティングは、何よりもコミュニケーションが重要です。
双方のコミュニケーションができていないと信頼関係も生まれにくいでしょう。
マネージャーのコミュニケーションスキルが問われますが、まずはメンバーの話を最後まで聞くことをおすすめします。
一方的なアドバイスや指導では、自分で考えて取り組んでいるメンバーにとっては逆効果になりかねません。
普段、マネージャーとメンバーという縦の関係を、1on1ミーティングの時間だけは同等の立場を心掛け、話しやすい雰囲気を出し寄り添うように会話をしましょう。
雑談のみ話している
1on1ミーティングが逆効果になるケースとして、雑談のみ話している場合もあります。
プライベートの話やミーティングの目的と関係ない話題だけで終わる場合も、業務が忙しいメンバーにとっては、無駄な時間だと感じて逆効果です。
アイスブレイクとして雑談は必要ですが、話すテーマはミーティングが始まる前に準備し、メンバーにとって有意義な時間を意識しましょう。
『1on1は本当に意味がない!?成功に導くための対策5つを解説!』
1on1ミーティングの適切な頻度
びっくり退職を避けるため、1on1ミーティングを適切な頻度で行い効果的にする必要があります。
1on1ミーティング頻度は、企業や組織によりますが、一般的に週1回30分程度が最適です。
1週間に1度は、発生した課題や成果、目標までの進捗などをコンスタントに振り返りやすく、すぐに業務へ反映しやすいでしょう。
また、30分と業務に差し支えない時間もポイントです。
もちろん推奨ですので業務やメンバーによって頻度を変えてもよいでしょう。
メンバーの負担にならない最適な頻度を設けることをおすすめします。
優秀なメンバーを退職させない対策
びっくり退職は、優秀なメンバーほど気づきにくいものです。
ここでは1on1ミーティング以外でびっくり退職にならないよう、優秀なメンバーが辞めそうな兆候が見られた場合の対策をご紹介します。
日頃からコミュニケーションを心がける
1on1ミーティング以外でもコミュニケーションを心がけます。
びっくり退職を避けるには、チームメンバーの特性を理解し適切な対応を取る必要があります。
コミュニケーションを増やすと、メンバーの理解が深まり不満がどこにあるか発見できるため、解決策も見出せるでしょう。
また、メンバー間のコミュニケーションが円滑な職場は、チームワークや団結力が生まれます。
普段からコミュニケーションを活性化させ心理的安全性の高い職場を意識しましょう。
優秀なメンバーには教えてもらい頼る
優秀なメンバーは、頼られることでやりがいを感じる場合があります。
そのため、マネージャーから教えて欲しいと相談すると、「自分は必要とされている」と価値を認めてもらえたと感じ退職を考え直すかもしれません。
頼ることは業務のことにとどまらず、チームのことや業界のことなどメンバーの考えを聞きます。
聞いた意見は、なるべく早く業務に取り入れ、その後もアドバイスをもらい継続して頼りにしましょう。
やがて信頼関係が生まれ、メンバーにとって良好な環境となるでしょう。
評価の再検討
職場の環境がよくても評価に不満があり、退職を考えるケースはよくあります。
とくに、優秀なメンバーほど評価は適切に行わなければなりません。
優秀なメンバーに退職の兆候が見られた場合は、評価を見直し再検討しましょう。
待遇が適切か、公平な評価が行われているかなど、メンバーのレベルに見合ったものだったか見直すことをおすすめします。
組織風土や形態の見直し
優秀な人材が継続して流出する職場は、組織風土や組織形態が原因かもしれません。
退職者が多い職場でもっとも多いケースは、心理的安全性の確保がなされていないケースです。
日頃からメンバーとマネージャー以外にもチームや組織間でしっかりとコミュニケーションを取り、エンゲージメントを向上させましょう。
また、組織形態の再構築も必要な場合があります。
従来は多かったヒエラルキー型の組織から、組織の主体性を高めるホクラシー型の組織へ変化させることで、上下関係に対する負担やストレスも軽減されるでしょう。
まとめ|1on1ミーティングをおこなって退職者を減らそう
終身雇用に対する概念が変わり、働き方が多様になった現代。びっくり退職はどの企業にも起こりうることです。
1on1ミーティングを活用することでびっくり退職を減らせる効果は絶大なので、すでに大手企業は、率先して導入しています。
びっくり退職が起こってしまう根本的原因は、マネージャーとメンバーの対話不足です。
社員が悩んでいる時間を少しでも早く解消することが大切なので、さっそく取り入れていきましょう。
なお、こちらの資料では、弊社ならではの1on1ミーティングのノウハウを紹介しています。
無料でダウンロードできますので、1on1ミーティングに臨む前にぜひ一度ご覧になってみてください。